فرایندها و سیستم‌ها، جزو واحدهای اصلی و سازنده هر ارگانی به شمار می‌روند. هر یک از بخش‌های مختلف در کسب‌وکار شما، از انبار گرفته تا بخش‌های حرفه‌ای‌تر مانند دفترهای اجرایی؛ همگی جزو سیستمی است که بادقت در استفاده از اصول صحیح مدیریت می‌توان آن را بهبود بخشید. به بیان دیگر، سیستم سازی در کسب‌وکار، مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی است که برای خودکارسازی کسب‌وکار صورت می‌گیرند؛ تا با حداقل نظارت و دخالت مدیر و سرپرستان یک مجموعه، کارها به‌خوبی پیش برود.

سیستم سازی برای یک کسب‌وکار موفق

به زبان ساده‌تر، علم سیستم سازی، به مدیران این امکان را می‌دهد که وابستگی کسب‌وکار را به خودشان، به کمترین میزان ممکن برسانند. یعنی وقتی در محل کار حضور ندارند تمامی کارها طبق روال انجام شوند.

ویژگی‌های اصلی یک سیستم سازی برای یک کسب‌وکار موفق هماهنگی و نظم، راهنمایی و یکپارچگی هستند. شما می‌توانید با استفاده از قوانین صحیح، سیستم سازی را به‌عنوان یک ماشین پول‌سازی پیشرفته به خدمت خود بگیرید و از آن به بهترین نحو بهره‌مند شوید.

ما در این مقاله قصد داریم تا اصول و قواعدی که برای یک سیستم سازی استاندارد نیاز است را بررسی کنیم.

اهمیت سیستم سازی چیست؟

چرا ما با وجود تلاش مداوم به هیچ نتیجه قابل قبولی در زمینه‌ی کسب‌وکارمان نمی‌رسیم؟ منشأ این‌همه دغدغه چیست؟

همه ما اسم جف بزوس و بیل گیتس را شنیده‌ایم. این دو شخص، از پردرآمدترین و ثروتمندترین افراد جهان هستند. اما جالب است بدانید هیچ یک از آن‌ها دغدغه‌های ذهنی شما را ندارند. با این حال چرا آمازون یا مایکروسافت از کسب‌وکار شما موفق‌ترند؟

جواب تنها یک کلمه است: سیستم سازی!

ایجاد یک کسب‌وکار موفق نیاز به زمان، انرژی، تفکر و … دارد. بدون استفاده از روش سیستم سازی به‌هیچ‌عنوان امکان تبدیل یک بیزینس معمولی به بیزینس بزرگ وجود نخواهد داشت. این شیوه از برنامه‌ریزی در کسب‌وکار موجب می‌شود تا شما ابتدا کارهایی که از اهمیت بیشتری برخوردارند را در اولویت خود قرار دهید و کارهایی که بی‌اهمیت هستند و به بیزینس سودی نمی‌رسانند را کنار بگذارید. همچنین باعث می‌شود تا زمان، هزینه‌ها و انرژی به مقدار زیادی صرفه‌جویی شود. در نتیجه با سرعت بیشتری به سمت هدف خود پیش می‌روید.

سیستم سازی سبب بالارفتن بهره‌وری شرکت و یا حتی خود شما خواهد شد. با استفاده از آن می‌توان کارها را تقسیم‌بندی کرد و به‌طورکلی اگر شخص شما در کار حضور مستمر نداشته باشد هم سیستم تمام آن‌ها را به شکل خودکار برای شما انجام خواهد داد.

ساخت یک سیستم کسب‌وکار به چه معناست؟

ساخت یک سیستم کسب‌وکار، به معنای انجام ندادن روزانه‌ی کارهای تاکتیکی، ساختن یک استراتژی برای صرفه‌جویی در زمان و درعین‌حال ارتقاء سطح تولیدات و خدمات است؛ بنابراین باعث آزاد شدن پتانسیل کسب‌وکار شما خواهد شد.

به زبان ساده‌تر، سیستم سازی، بهینه‌سازی اجزای سیستم به‌منظور کارکرد مفیدتر و بهتر است. یعنی برای بهتر کارکردن سیستم، افراد حرفه‌ای‌تر، کاراتر و قدرتمندتر را انتخاب کنیم، تک‌تک فعالیت‌ها و فرایندها را ثبت کنیم، از ابزار و امکانات کاربردی استفاده کنیم و همچنین اسنادی تهیه کنیم که هرکسی طبق آن‌ها بتواند موجب پیشرفت کسب‌وکارش شود.

۳ گام اساسی برای یک سیستم سازی مطلوب:

۱) بهینه‌سازی کارکنان:

نخستین گام بهینه‌سازی افراد، در مسیر ساخت یک سیستم کارآمد؛ استخدام افراد مناسب است. همچنین استخدام، کلیدی‌ترین کار در این مرحله است؛ به همین خاطر باید زمان زیادی را صرف آن کرد.

معمولاً سرپرستان و مدیرانی که مسئول جذب کارکنان هستند، مقوله‌ی استخدام را یک بحران تلقی می‌کنند؛ اما یک سیستم ساز با راه‌اندازی یک چرخه مثبت، می‌تواند در برنامه‌ریزی‌های دقیق جهت اختصاص وقت و انرژی کافی برای بررسی افراد مختلف به مدیر کمک کند.

۲) واگذاری کارها:

قدم بعدی برای یک سیستم سازی مطلوب، واگذار کردن کارها – تا جایی که امکان دارد – به کارکنان است. هر زمان که مدیر یک مجموعه با انبوهی از کارها روبه‌رو می‌شود، ابتدا باید از خود بپرسد که چه کسی این کارها را به بهترین نحو انجام خواهد داد. درصورتی‌که فرد متخصصی در این زمینه وجود نداشت، تصمیم به آموزش و کمک به افراد برای یادگیری آن‌ها بگیرد.

در نهایت می‌توان از این افراد به‌عنوان یک نیروی کار مجرب بهره برد. به‌هیچ‌عنوان سرپرستان و مدیران نباید توانمندی‌های کارکنان را دست‌کم بگیرند؛ البته که بسیاری از مدیران به دنبال کمال‌گرایی هستند ولی هر فردی با تلاش و کمی راهنمایی می‌تواند هر کاری را به بهترین شکل انجام دهد.

برای تحقق بخشیدن به این هدف (سیستم سازی مطلوب) نباید افراد را لحظه‌به‌لحظه کنترل کرد؛ بلکه باید آن‌ها را به حال خودشان رها کرد. درعین‌حال مدیران برای بررسی روند پیشرفت کارها و همچنین ایرادات احتمالی می‌بایستی هر هفته جلسات منظمی برگزار کرده و تمام کم‌وکاستی‌های خط تولید و یا کارکنان را برطرف کنند.

۳) جابه‌جایی کارکنان:

گاهی اوقات لازم است وظایف بعضی از کارکنان را جابه‌جا کنید. بسیاری از افراد بدون اینکه استعداد اصلی‌شان شناسایی شود، مشغول به کار می‌شوند؛ به همین دلیل کارایی آن‌ها پایین‌تر از حالت طبیعی است. برای یک سیستم سازی اصولی، باید هر فردی در حیطه کاری که تخصص دارد فعالیت داشته باشد. هر مدیر وظیفه دارد تا با انجام تست‌ها و بررسی استعداد کارکنان، بهترین مسئولیت را به آن‌ها محول کند. درصورتی‌که هیچ یک از مسئولیت‌ها با ویژگی‌های فرد همخوانی ندارد؛ نباید او را استخدام کرد، در مواردی حتی اخراج نیز کارساز خواهد بود.

اجزای سیستم کسب‌وکار

همان‌طور که می‌دانیم سیستم مجموعه عناصر به‌هم‌پیوسته است و خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. همچنین کسب‌وکار نیز یک نوع سیستم است؛ بنابراین می‌توان گفت سیستم کسب‌وکار ترکیبی از این دوست که شامل مجموعه‌ای از ابزار، اسناد و کارکنان است؛ که خروجی آن سودی است که از این طریق به دست می‌آید.

اجزای سیستم کسب‌وکار

با این اوصاف اجزای سیستم کسب‌وکار شامل موارد زیر می‌شوند:

۱) افراد:

مفهوم افراد در سیستم کسب‌وکار به معنای خود مدیر، سرپرستان، کارگران و کارمندان، زیردستان و کلیه کسانی است که به طور مستقیم و غیرمستقیم در پیشرفت و پیشبرد اهداف کسب‌وکار ما مؤثر هستند.

۲) اسناد:

مفهوم اسناد در سیستم سازی به‌طورکلی به معنی چشم‌انداز یا دورنما، مأموریت‌های گذشته و پیش‌رو و مزایای رقابتی و همچنین؛ کلیه دستورالعمل‌هایی است که در آن‌ها همه‌ی سیستم کسب‌وکار شرح داده می‌شود.

۳) ابزار و تجهیزاتت:

یکی از اصلی‌ترین بخش از سیستم کسب‌وکار شما، تجهیزات و ابزاری‌اند؛ که موجب گسترش و پیشرفت این کسب‌وکار خواهند شد. منظور از ابزار کلیه‌ی دستگاه‌های دیجیتالی مانند کامپیوترها، سیستم تلفنی و سیستم‌های مجازی مثل وب‌سایت، سامانه پیامکی، و همه‌ی نرم‌افزارها و… هستند؛ که بخشی از سیستم کسب‌وکار ما به‌حساب می‌آیند.

معمولاً مدیران به چه دلایلی به سیستم سازی می‌پردازند؟

۱) پرداختن هم‌زمان به چند کار

بسیاری از مدیران برای پرداختن هم‌زمان به چند کار، سیستم سازی را در دستور کار خود قرار می‌دهند. چرا؟ به‌خاطر اینکه اگر سیستم سازی به شکل اصولی انجام شود، لزومی برای حضور شما به‌عنوان یک مدیر در کلیه‌ی تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های شرکت وجود ندارد؛ بنابراین وقت شما آزادتر می‌شود. می‌توانید علاوه بر مدیریت کسب‌وکارتان به یک شغل دوم یا تفریح و گردش بپردازید.

همچنین این موضوع سبب افزایش کارایی شما به‌عنوان مدیر یا سرپرست خواهد شد.

۲) پرداختن به فعالیت‌های مدیریتی

پرداختن به فعالیت‌های مدیریتی، یکی دیگر از دلایلی است که مدیران به سبب آن دست به سیستم سازی می‌زنند. معمولاً مدیران موفق کارهای سنگین و پیچیده را به عهده نمی‌گیرند؛ بلکه فقط به‌اندازه یک کارمند عادی کار می‌کنند. کارهای سخت و پیچیده‌ای مانند حسابداری، اداره امور مالی، تهیه مواد اولیه و حتی مسئولیت مذاکرات با خریداران نیز بر عهده یک مدیر نیست.

یک مدیر موفق، می‌تواند با سیستم سازی هدفمند، تمامی این وظایف سخت و دشوار را به نحو احسن بین کارکنان خود تقسیم کند و خود به‌راحتی به کارهایی همچون استخدام و اخراج کارمندان، ایجاد انگیزه در کارکنان، برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت، شرح وظایف در پروژه‌ها، طراحی راهبردهای عملیاتی و… بپردازد.

اگر مدیر یک مجموعه به سیستم سازی نپردازد، هیچ‌وقت فرصت کافی برای انجام وظایف مهم و اصلی یک مدیر را نخواهد داشت.

۳) رشد و پیشرفت در کسب‌وکار

و اما اصلی‌ترین دلیلی که مسئولان یک شرکت به سیستم سازی می‌پردازند، رشد و پیشرفت در کسب‌وکارشان است.

اگر در اداره یک مجموعه به سیستم سازی پرداخته نشود، سرعت رشد آن به‌شدت پایین می‌آید. شاید در یک نقطه متوقف شود؛ در نتیجه به‌احتمال زیاد این کسب‌وکار با شکست روبه‌رو خواهد شد.

بسیاری از مدیران به فکر سیستم سازی در فعالیت‌ها و بیزینس‌های کلان نیستند. درحالی‌که لازمه‌ی فعالیت در هر شغلی که در مقیاس‌های بزرگ انجام می‌شود، سیستم سازی است.

مثال

برای مثال یک تولیدی لباس را در نظر بگیرید؛ تا هنگامی که مشتریان این تولیدی تعداد کمی حدود ۲۰ نفر داشته باشند، کنترل کردن و پرداختن به خواسته‌های آن‌ها بسیار ساده خواهد بود ویک کارمند ساده نیز از پس انجام این کار بر می‌آید. اما وقتی که تعداد مشتریان بالا و بالاتر می‌رود، هیچ‌وقت نمی‌توان به روش سنتی قبل مثل به‌کارگرفتن نیروی انسانی بیشتر، خواسته‌های این مشتریان را هَندل کرد. به همین دلیل است که مدیران برای رسیدگی به تمام مسائل خریدوفروش و همچنین خدمات‌دهی دقیق، نیازمند یک سیستم سازی استاندارد هستند. این سیستم سازی با استفاده از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای متنوعی انجام خواهد شد.

دلایل عدم استفاده از سیستم سازی

با این وجود عده‌ی زیادی از مسئولان و مدیران به دلایل گوناگونی هنوز به قدرت سیستم سازی ایمان نیاورده‌اند و وجود آن را بی‌فایده تلقی می‌کنند. دلایلی همچون:

۱) عدم علاقه‌ مدیران به واگذار کردن کارها

اغلب مدیران علاقه‌ای به واگذار کردن کارها به زیر دستان خود یا افراد هم رده خود نشان نمی‌دهند؛ چرا که حس می‌کنند هیچ‌کس به‌غیر از خودشان توان اجرایی کردن کارها با کیفیتی که انتظار می‌رود را ندارند. البته تفکرات غلطی نیز در بین این افراد وجود دارد که می‌گویند در صورتی که مدیر کارهای مهم و اساسی را به دیگران واگذار کند، ابهت خود را از دست می‌دهد و دیگر کارکنان از او حساب نخواهند برد.

همواره مدیران موفق به کارکنان خود اعتماد داشته‌اند؛ برای مثال چنانچه استیو جابز یا بیل گیتس می‌خواستند تک‌تک مسئولیت‌ها را خودشان به‌تنهایی و بدون هیچ‌گونه کمکی انجام دهند؛ هنوز هم در یک شرکت کوچک مشغول برنامه‌نویسی و دریافت سفارش‌ها اندک بودند؛ بنابراین یک مدیر راهی جز واگذار کردن کارهای زمان بر و اساسی به دیگران به‌منظور ساخت یک کسب‌وکار موفق ندارد. گفتنی است باید این واگذاری‌ها در یک مدت معین زیر نظر استادان و مدیران انجام شوند تا نتیجه مطلوبی از این نظارت حاصل گردد.

۲) عدم اعتقاد به تکنولوژی و فناوری

تعداد مدیرانی که به تکنولوژی و فناوری در دنیای ارتباطات اعتقاد دارند، اندک است. بسیاری از آن‌ها در استفاده از این فناوری‌ها تردید دارند؛ اما اگر بخواهید یک سیستم سازی استاندارد را ترتیب دهید، می‌بایستی از فناوری‌های روز دنیا نهایت بهره را ببرید.

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی

برای این کار از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی کمک بگیرید. این برنامه‌ها به شما امکان ایجاد لیستی از فعالیت‌های روزانه شرکت خواهد داد که با توجه به میزان مسئولیت می‌توان هر کار را به یک تا چند کارمند واگذار کرد. سپس با تأیید نهایی، این پیام به‌تمامی کارکنان ارسال می‌شود تا هرکدام از زمان و نحوه کار خود مطلع گردند. در مقابل نیز کارکنان می‌توانند پیشرفت کاری خود را در اپلیکیشن ثبت کنند تا شما آن‌ها را بررسی نمایید.

درصورتی‌که تمایلی به استفاده از تکنولوژی‌های روز نداشته باشید، می‌توانید همه‌ی این کارها را به یک یا چند نفر از کارکنان بسپارید و به آن‌ها هدف خود را از سیستم سازی بیان کنید. آن‌ها می‌توانند با بررسی و تحقیق‌های فراوان بهترین نرم‌افزارها یا سخت‌افزارها را با توجه به سیستم کسب‌وکارتان انتخاب کنند.

۳) مدیران و کارآفرینان پرمشغله‌

اغلب مدیران و کارآفرینان بیش از حد پرمشغله‌اند؛ این به دلیل عدم برنامه‌ریزی در کارها و نشانه‌ی بی‌نظمی یک مدیر است. یک مدیر موفق نباید تمام کارهای شرکت خود را به عهده بگیرد. این نشانه مسئولیت‌پذیری نیست؛ بلکه نشانه‌ی عدم اعتماد او به کارکنان خود است.

بنابراین دلیل پرمشغله بودن یک مدیر، تمام کارهایی است که وظیفه کارکنان اوست نه خود او. مدیران همواره باید زمان لازم برای تفکر، برنامه‌ریزی، طراحی و همچنین ایجاد راهبردهای مناسب در کسب‌وکار خود را داشته باشند.

۴) مدیران کمال‌گرا

دلیل دیگری که مدیران به سمت سیستم سازی نمی‌روند، این است که کمال‌گرا هستند. به همین دلیل سعی دارند تا زمان خود را به بررسی و برنامه‌ریزی مواردی اختصاص دهند که هیچ‌وقت اجرایی نخواهند شد.

کمال‌گرایی در کسب‌وکار موجب می‌شود تا به کارهای فرعی بیشتر پرداخته شود؛ به همین سبب اصول و جوانب مهم‌تر کار بادقت بررسی نمی‌شوند و برای پیشرفت در آن کار اقدامی صورت نخواهد پذیرفت؛ در نتیجه باعث به تعویق افتادن آن‌ها می‌شود.

مدیران و کارآفرینان ایدئال گرا به سیستم سازی علاقه‌ای ندارند. چرا که ساخت یک سیستم منظم احتیاج به تغییرات زیادی در کسب‌وکار آن‌ها دارد.

پیشنهاداتی برای آغاز یک سیستم سازی مفید

پیشنهاداتی برای آغاز یک سیستم سازی مفید

در انتهای مقاله پیشنهاداتی برای آغاز یک سیستم سازی مفید برای شما ترتیب دیده‌ایم که بدین شرح است:

1. زمانی که با یک کار روبه‌رو می‌شوید، به‌جای اینکه خودتان شخصاً آن را به عهده بگیرید، سعی کنید تا آن را به دیگران واگذار کنید؛ حتی اگر آن کار به فوق‌العاده‌ترین شکل ممکن انجام نشود. اغلب مدیرانی که در کسب‌وکار خود با شکست و رکود مواجه می‌شوند، تلاش می‌کنند تا همه چیز را به‌تنهایی انجام دهند؛ و به همین دلیل به کارهای مهم‌تر نمی‌رسند.
2. لیستی از کلیه فعالیت‌هایی که در زمان کار انجام می‌دهید بنویسید. آن‌ها را به سه دسته تقسیم‌بندی کنید. کارهایی که می‌توانید به دیگران واگذار کنید، کارهایی که قابلیت حذف دارند و کارهایی که حتماً باید توسط شخص شما انجام شوند.
3. فعالیت‌هایی که در حیطه کاری شما و کارکنانتان نیست را به مجموعه‌های متخصص در آن زمینه بسپارید. به این کار برون‌سپاری نیز می‌گویند.
4. از تمام وظایف کارکنان یک الگو یا دستورالعمل تهیه کنید تا شما برای آموزش و شرح وظایف افراد جدیدی که به‌تازگی به مجموعه شما ملحق شده‌اند، وقت زیادی صرف نکنید.

سخن آخر

در نهایت می‌توان گفت که شرکت‌ها و مجموعه‌هایی که به‌موقع سیستم سازی نمی‌کنند، مجبورند تا مرتباً با مشکلات روزمره کنار بیایند و این امر به جز ضرر رساندن به موفقیت و ثبات شرکت چیز دیگری ندارد. حتی در موارد وخیم‌تر ممکن است تأثیرات جبران‌ناپذیری بر روی اعتبار شرکت در صنعت و بازار داشته باشد. در نتیجه رقبا از این فرصت استفاده می‌کنند تا منافع بیشتری را از طریق نادیده‌گرفتن سیستم سازی از سوی شما برای خود کسب کنند.