اگر در یک تعریف کوتاه، بخواهیم بگوییم که بهره وری چیست؟ باید گفت میزان سود یا بازدهی‌ای که یک فرد یا یک مجموعه یا یک سیستم، ارائه می‌دهد. بر اساس تعریفی که برای شما گفتیم؛ میزان بهره‌وری باید در هر سیستمی بالا باشد تا ارزش به همراه بیاورد، تا سودی به دنبال داشته باشد.

یک شرکت، اگر می‌خواهد بهره‌وری بالایی داشته باشد، باید از میزان هزینه‌ها کم کرده و کیفیتش را بالا نگه دارد. یک انسان اگر می‌خواهد زندگی بهتری داشته باشد، باید همزمان که کیفیت کار کردنش را حفظ می‌کند، سرعتش را بالا ببرد تا کارهای بیشتری را در همان زمان قبلی بتواند انجام دهد. یک تریدر اگر می‌خواهد از ضرر جلوگیری کند، باید همزمان که حواسش ‌به سود سهام‌هاست، به استاپ لاس هم باشد! به همه‌ی این کارها افزایش بهره‌وری گفته می‌شود، به عبارت دیگر افزایش فایده و سود!

در استاندارد ایزو ۹۰۰۱، در مورد بهره وری، نکاتِ بسیاری گفته شده است و یکی از اهداف مهم تلقی می‌شود. واژه بهره وری در انگلیسی به معنای قدرت تولید، باروری و مولد بودن است. با توجه به معنایی که می‌دهد می‌توانیم درک کنیم که اهمیت دادن به این موضوع چقدر می‌تواند به دستاوردهای ما کمک کند.

سازمان بهره وری ملی ایران، در سال ۱۳۶۴ وابسته به وزارت صنایع سنگین تاسیس شد و تا به حال پنج کنگره ملی در زمینه‌ی بهره وری برگزار کرده است.

بهره وری یعنی، با حداقل امکانات بهترین و بیشترین بازدهی را داشتن، یعنی شما منابع محدودی داری اما از همان منابع محدود به خوبی و درست استفاده می‌کنی و نتیجه مطلوبی می‌گیری!

دو نکته در افزایش بهره‌وری قابل توجه است :

اثربخشی

کارایی

اثربخشی یعنی میزانی که ما به آنچه که برایش برنامه ریزی کرده بودیم رسیدیم البته در محور زمانی مشخصی! مثل تحویل به موقع محصول، مدت زمان رسیدگی به شکایات مشتری ها، مدت زمان تولید یک محصول جدید، مدت زمان معرفی محصول جدید و … .

کارایی یعنی ارتباط بین منابع و نتیجه به خوبی برقرار شده است. مثلاً شما یک بودجه مشخصی برای تمام پروژه های تان دارید و با همان بودجه باید پروژه‌ها را به خوبی به اتمام برسانید و با کسری مواجه نشوید ! یا مثلاً تعداد کارگران و کارمندانتان دقیقا به همان اندازه باشد که نیاز دارید، نه کمتر و نه بیشتر؛ با این پیش بینی هم دچار کمبود بودجه برای پرداخت حقوق نمی‌شوید و هم فشار زیادی به نیروی انسانی وارد نمی‌شود.

به حداقل رساندن هزینه تعمیرات و نگهداری از دستگاه‌ها و وسایل مورد نیاز نیز، یکی از گزینه‌های مورد توجه در موضوع کارایی است.

هر دو شاخص در هر سازمانی باید به صورت مساوی رعایت شود تا بهره وری پیشرفت داشته باشد؛ زیرا زمانی می‌توانیم بگوییم که بهره‌وری یک سازمان به اندازه مطلوب است که هر دو شاخص اثربخشی و کارایی در حد مطلوب رعایت شده باشد.

انواع سطوح بهره‌وری

بهره‌وری را در سطوح مختلفی می‌توان دید و تعریف کرد و عملی ساخت؛ از بهره وری فردی بگیرد تا بهره وری در سطح جهانی!

بهره‌وری فردی

اولین سطح از بهره وری که می‌توانیم در مورد آن مفصل صحبت کنیم بهره‌وری فردی است. افراد با استفاده‌ی حداکثر از توانایی و استعدادهایشان، پا در مسیر پیشرفت و بهره وری فردی می‌گذارند. این استفاده از آنچه که در آن توانایی و استعداد دارند، می‌تواند به خاطر اهداف شخصی یا سازمانی باشد. ارتقا افراد در سطح فردی به پیشرفت سازمانی نیز کمک می‌کند و به همین دلیل است که بعضی سازمان ها برای به کار گرفتن افراد، شرایط سختی در سطح توانایی‌های فردی دارند.

بهره‌وری فردی از اتلاف وقت، عقب ماندن در کارها، دیر رسیدن ها، احساس پوچی و افسردگی و … جلوگیری خواهد کرد و شما را تبدیل به فردی مفید برای خودتان و اطرافیانتان می‌کند.

بهره وری اجتماعی

این سطح از بهره‌وری، ابعاد گسترده تری را در بر می‌گیرد؛ در این سطح شما به سود رساندنِ به دیگران اهمیت می‌دهید. مثلاً زباله‌های تر و خشک را جدا می‌کنید، در خیابان آشغال نمی‌ریزید، گلهای تو بوستان را نمی‌کَنید، در ترافیک مدام بوق نمی‌زنید، آدامس تان را زیر صندلی‌های مترو نمی‌چسبانید، در فعالیت‌های خیرخواهانه شرکت می‌کنید و خیلی کارهای دیگر که میزان بهره‌وری اجتماعی را بالا برده و جامعه را با سطح متفاوت‌تری از پیشرفت اجتماعی و همگانی روبرو می‌کند!

بهره‌وری سازمانی

کارمندی که با استفاده مفید و درست از منابع در دسترس، کاهش ضرر و ضایعات، افزایش رضایت مشتریان و کاهش قیمت تمام شده بهره وری یک سازمان را بالا می‌برد، یک کارمند نمونه و مورد دلخواه هر رئیس خواهد بود. این کارمند کیفیت کار سازمان را بالا می‌برد و از همه مهمتر موجب رشد و توسعه سازمان خواهد شد.

بهره وری ملی

برای اینکه کشور پیشرفت کند و به توسعه اقتصادی و در نتیجه آن رفاه برسد، باید از بهره‌وری ملی نهایت استفاده را بکند. این یعنی استفاده درست از منابع، شرایط زیست محیطی، نیروی انسانی و… که باعث بالا رفتن کارایی و در نتیجه اثربخشی در بهره‌وری می‌شود.

عوامل موثر در بهره وری

نیروی انسانی

نیروی انسانیِ هر سازمان، نقطه‌ی عطفِ عملکرد آن سازمان است و جزو منابع با ارزش محسوب می‌شود؛ هرچند که بسیاری از شرکت‌ها و کارخانه‌ها به این امر مهم، اهمیتی نمی‌دهد! اگر نیروی انسانی دارای آرامش فکری و روانی باشد، می‌تواند هم کارش را به خوبی انجام بدهد و هم این که اگر از او بیشتر بخواهند نیز نه نمی‌گوید؛ زیرا چیزی را که می‌خواهد از سمت شرکت یا کارخانه اش دریافت می‌کند. به این صورت است که بهره‌وری آن مجموعه بالا می‌رود و از حداقل نیروی انسانی بیشترین استفاده را خواهد کرد.

عوامل مادی، فرهنگی و مدیریتی نقش مهمی در بهبود انگیزه کارکنان دارند.

مدیران و رئیسان

یک مجموعه بدون داشتن یک رهبر کارآمد و باهوش، که راه حل های کم هزینه و خط مشی‌های هوشمندانه‌ای را ارائه ندهد، به بهره‌وری نخواهد رسید. مدیران برای کارمندان و کارگران هدف‌های قابل دسترس تعیین می‌کنند، اولویت‌ها و ضروریت‌ها را یادآوری می‌کنند و وظیفه‌ی هر نیرو را به طور دقیق برای او تعریف می‌کنند. علاوه بر اقتداری که یک مدیر باید داشته باشد، همزمان باید در ایجاد انگیزه و هدف برای کارگران و کارمندان نیز تلاش کند.

هر فردی وقتی که در محیطی که مدیرِ آن افراد زیر دستش را درک می‌کند و آنها را درست و برنامه‌ریزی شده هدایت می‌کند کار کند، ناراضی و کم‌کار نمی‌شود و حتی بعضی وقت‌ها برای سود آن مجموعه فداکاری می‌کند؛ چون می‌داند پاداشش را به خوبی خواهد گرفت و این کارش نادیده گرفته نمی‌شود!

متاسفانه بعضی اوقات این مدیران هستند که در چرخه‌ی بهره‌وری مشکل ایجاد می‌کنند و با ناکارآمدی و فشار اضافه بر روی زیردستان‌شان، کارکرد یک مجموعه‌ یا شرکت یا کارخانه را به شکل شدیدی پایین می‌آورند!

پاداش موثر

زمانی که پاداش‌های مالی که شما برای کارهای ارزشمند نیروی انسانی تان در نظر می‌گیرید، با ارزش کاری که انجام داده تطابق داشته باشد؛ انگیزه و جنبش نیروی انسانی بالا می‌رود و او نه تنها در جهت رشد خود، بلکه در جهت رشد کارخانه یا شرکت شما نهایت تلاشش را خواهد کرد.

استقبال از ایده ها

نوآوری و ایجاد خلاقیت همیشه کار رئیسان و مدیران نیست؛ گاهی کارگران نیز ایده‌های فوق العاده‌ای برای پیشرفت کار دارند که اگر به آنها توجه شود، می‌تواند کارخانه یا شرکت شما را در آن صنعت پیشرو کند و کارهای‌تان را به راحتی جلو ببرد؛ اما متاسفانه در خیلی از موارد با این ایده‌ها بی تفاوت و گاهی به دید مسخره برخورد می‌شود و به کارگر گفته می‌شود که « تو به کار خودت برس، کارت به این چیزها نباشد! » همین برخورد‌هاست که موجب رکود خلاقیت و نوآوری و همچنین پیشرفت مجموعه‌ها می‌شود و آنها را از همه‌ی رقبا عقب می‌اندازد.

به روز رسانی مهارت و اطلاعات

شرایط دنیای امروز به گونه‌ای است که اگر شما با پیشرفت تکنولوژی و اطلاعات جلو نروید، به زودی ورشکست خواهید شد . شما باید هم اطلاعات خودتان و هم مهارت و اطلاعات کارمندانتان را به روز کنید و آنها را برای آموزش به محل‌های مورد نظر بفرستید.

عوامل خارجی

بهره‌وری به میزان بسیار زیادی به عوامل داخلی مربوط است اما خب عوامل خارجی مثل رکود اقتصادی، مسائل سیاسی، مسائل اجتماعی و یا حتی شرایط آب و هوایی روی کارکرد شما و میزان بهره‌وری تاثیر می‌گذارد.

به طور کلی مدیریت کردن بهره وری با تمام عواملی که نام بردیم به هوش و سرعت عملکرد شما بستگی دارد. شما باید از همه چیز با خبر باشید و بتوانید خیلی از مسائل را از قبل پیش‌بینی کنید.

مثلاً نرخ بازگشت سرمایه یکی از مهمترین عواملی است که در افزایش بهره‌وری مورد بررسی قرار می گیرد. اگر از پس کارها به تنهایی بر نمی‌آیید یک تیم از افراد با مهارت تشکیل دهید و با ‌هم‌فکری آنها در افزایش بهره‌وری مجموعه تان تاثیر گذار باشید.