فهرست مطالب این مقاله
بسیاری از مردم – و شرکت‌ها – به یک راه آسان برای همگام‌سازی فایل‌ها در دستگاه‌ها و به‌اشتراک‌گذاری فایل‌های بزرگ با دیگران نیاز دارند. آنها همچنین می‌خواهند در صورت بروز اتفاقی برای دستگاه اصلی‌شان، از کار خود نسخه پشتیبان تهیه کنند. یکی از راه‌های انجام هر دو، استفاده از سرویسی مانند دراپ‌باکس است که می‌تواند فضای ذخیره‌سازی مبتنی برابر و پشتیبان‌گیری برای فایل‌های مهم را فراهم کند.
اما دراپ‌باکس چیست؟
Dropbox یک پلتفرم اشتراک‌گذاری فایل و ذخیره‌سازی ابری با استفاده آسان است. کافی است فقط برای یک اکانت ثبت‌نام کنید، یک اپلیکیشن را در رایانه یا دستگاه تلفن همراه خود دانلود کنید و فایل‌های خود را به آن منتقل کنید تا از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید.
از هر دستگاهی که دارای مرورگر وب است می‌توانید به دراپ‌باکس و فایل‌هایی که در آن ذخیره کرده‌اید دسترسی داشته باشید. دراپ‌باکس 2 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان ارائه می‌دهد. در صورت نیاز به بیشتر از آن، می‌توانید به یک طرح پولی ارتقا دهید. اما بسته به نحوه استفاده از دراپ‌باکس، ممکن است نیازی به ارتقا نداشته باشید.
درحالی‌که خدمات ابری زیادی برای انتخاب وجود دارد، دراپ‌باکس حتی برای کاربران غیرفنی نیز بسیار ساده است. این راهنما به برخی از اصول استفاده از دراپ‌باکس برای کسب‌وکار یا استفاده شخصی شما می‌پردازد، از جمله:
- مروری کلی بر موارد استفاده دراپ‌باکس و نحوه عملکرد آن و همچنین مروری بر انواع افراد و شرکت‌هایی که از آن استفاده می‌کنند.
- دراپ‌باکس چقدر امن است حتی اگر سرویس‌های ابری در برخی موارد امن‌تر از هارددیسک شما هستند، هنوز در مورداستفاده از آنها تردید وجود دارد، به‌خصوص در میان افرادی که از محصولات ابری زیادی استفاده نکرده‌اند. ما در مورد رمزگذاری استفاده شده صحبت خواهیم کرد.
- ویژگی‌های دراپ‌باکس – از جمله اشتراک‌گذاری فایل، ذخیره‌سازی فایل و ویژگی‌های پشتیبان‌گیری از فایل و همچنین کنترل نسخه و قابلیت‌های مدیریت فایل آن.
- برنامه‌های دسکتاپ و موبایل Dropbox. دسترسی به دراپ‌باکس در رایانه و دستگاه‌های تلفن همراه امکان‌پذیر است. ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه دراپ‌باکس را روی دسکتاپ خود و همچنین در دستگاه‌های iOS و Android راه‌اندازی کنید.
- کسب‌وکار دراپ‌باکس چیست؟ برای شرکت‌هایی که به بیش از ۲ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی یا عملکرد بیشتر از نسخه رایگان نیاز دارند، در مورد آنچه Dropbox Business می‌تواند انجام دهد و چگونه می‌تواند با برنامه‌های کاربردی دیگر ادغام شود تا بیشتر برای شرکت شما ارائه دهد، بحث خواهیم کرد.
نحوه استفاده از دراپ‌باکس
Dropbox یک ابزار عالی برای ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و پشتیبان‌گیری فایل است. این به شما امکان می‌دهد پروژه‌ها را پیگیری کنید، یادداشت‌های خود را جمع‌آوری کنید و وظایف را تعیین کنید. حتی نسخه رایگان Dropbox Basic، فضای ذخیره‌سازی زیادی را ارائه می‌دهد و امکان ارسال فایل‌های حجیم را برای هرکسی از طریق یک پیوند فراهم می‌کند.
ویژگی‌های همکاری با آنچه در خدمات ابری در سطح سازمانی می‌بینید قابل‌مقایسه است. اگر به دنبال همکاری با ذخیره‌سازی فایل خود هستید، دراپ‌باکس یک مکان عالی برای شروع است.
یکی از دلایلی که دراپ‌باکس به طور گسترده توسط مشاغل و افراد مورداستفاده قرار می‌گیرد، راحت بودن آن است. می‌توانید به فایل‌های خود در رایانه یا دستگاه iOS یا Android دسترسی داشته باشید. حتی اگر برنامه را ندارید، همچنان می‌توانید از طریق مرورگر وب وارد آن شوید و به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید که اگر در سفر هستید (یا رایانه شما کار نمی‌کند) بسیار مفید است.
استفاده از دراپ‌باکس نیز نسبتاً ساده است. اگر با Windows File Explorer آشنا هستید، رابط دراپ‌باکس بسیار شبیه آن است. در واقع، در رایانه شما، برنامه دراپ‌باکس مستقیماً با Windows File Explorer ترکیب می‌شود تا بتوانید به‌آسانی به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید فایل‌ها را در دراپ‌باکس خود بکشید و رها کنید.
دراپ‌باکس چگونه کار می‌کند؟
Dropbox خدمات مختلفی دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید: از آپلود فایل‌ها و ارسال آنها به دیگران تا ذخیره‌سازی فایل‌های آنلاین.
برای استفاده از دراپ‌باکس، برای یک حساب کاربری ثبت‌نام کنید و آپلود فایل‌ها را شروع کنید. می‌توانید از برنامه دسکتاپ برای همگام‌سازی فایل‌ها از هارددیسک رایانه خود با دراپ‌باکس استفاده کنید. از طرف دیگر، می‌توانید فایل‌های خود را با استفاده از مرورگر وب خود آپلود کنید.
پس از آپلود فایل‌های خود، آنها به طور خودکار ذخیره می‌شوند. نسخه رایگان دراپ‌باکس به شما 2 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی می‌دهد. کاربران سازمانی می‌توانند فضای ذخیره‌سازی را به میزان موردنیاز ارتقا دهند – بیش از ۵ ترابایت.
در دسکتاپ کامپیوتر شما، دراپ‌باکس یک پوشه فایل برای اسناد شما ایجاد می‌کند. می‌توانید اسناد مهم را به آن پوشه بکشید و رها کنید تا به طور خودکار از آنها نسخه پشتیبان تهیه شود، یا می‌توانید از پوشه دراپ‌باکس خود به‌عنوان یک هارددیسک جداگانه استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، یک طراح وب‌سایت فریلنسر ممکن است یک حساب دراپ‌باکس برای ذخیره تمام پروژه‌های فعال خود ایجاد کند تا بتواند به طور خودکار از آنها نسخه پشتیبان تهیه کند و آنها را برای تأیید با مشتریان خود به اشتراک بگذارد.
همچنین می‌توانید فایل‌ها را از طریق اپلیکیشن موبایل Dropbox آپلود کرده و به آنها دسترسی داشته باشید. علاوه بر این، می‌توانید فایل‌ها را مستقیماً از مرورگر موبایل دانلود کنید یا عکس‌ها را در دراپ‌باکس ذخیره کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر برای کسب‌وکار سفر می‌کنید و می‌خواهید یک راه سریع برای گرفتن رسید هزینه‌های خود داشته باشید، این کار مفید است. نحوه استفاده از دراپ‌باکس در دستگاه تلفن همراه را در ادامه پوشش خواهیم داد.
هنگامی که می‌خواهید به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید، می‌توانید به برنامه Dropbox روی دسکتاپ خود بروید، پوشه دراپ‌باکس را در Windows File Explorer باز کنید یا فایل‌ها را از دراپ‌باکس از طریق یک مرورگر وب دانلود کنید. اگر از دستگاه تلفن همراه استفاده می‌کنید، می‌توانید از مرورگر وب دستگاه یا از طریق برنامه iOS یا Android به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید.
اگر در فایلی تغییراتی ایجاد کنید، آنها به طور خودکار در دراپ‌باکس ذخیره می‌شوند و فایل در همه دستگاه‌های شما به‌روز می‌شود. به‌عنوان‌مثال، اگر یک فایل Word را در یک پوشه به اشتراک گذاشته شده، ویرایش کنید، فایل به طور خودکار به‌روز می‌شود. همچنین می‌توانید فایل‌ها را مستقیماً در یک مرورگر وب ویرایش کنید. تغییرات به طور خودکار در دراپ‌باکس ذخیره می‌شود.
می‌توانید فایل‌هایی را که در دراپ‌باکس ذخیره کرده‌اید به اشتراک بگذارید تا دیگران بتوانند آنها را مشاهده و دانلود کنند. اگر در پروژه‌ای با شخص دیگری همکاری می‌کنید یا فقط نیاز دارید یک فایل بزرگ را به اشتراک بگذارید که در یک پیام ایمیل پیوست نشده است، دراپ‌باکس یک گزینه عالی است.
چه کسی از دراپ‌باکس استفاده می‌کند؟
افراد و کسب‌وکارها هر دو از دراپ‌باکس استفاده می‌کنند، از کسب‌وکارهای بزرگی که طرح Enterprise را برای همکاری و ویژگی‌های اشتراک‌گذاری فایل خریداری می‌کنند تا افراد انفرادی که به مکانی امن برای ذخیره اسناد مهم در صورت خرابی رایانه‌هایشان نیاز دارند. دراپ‌باکس در حال حاضر بیش از ۶۰۰ میلیون کاربر ثبت شده در ۱۸۰ کشور جهان دارد.
این سرویس در ابتدا به‌عنوان راهی برای همگام‌سازی فایل‌ها بین دستگاه‌ها راه‌اندازی شد، زیرا درو هیوستون، یکی از بنیان‌گذاران و مدیرعامل آن، به طور مرتب فراموش می‌کرد که فلش‌های USB را با خود بیاورد. پس از نابودشدن هارددیسک او، شروع به کار روی سرویسی کرد که می‌توانست فایل‌هایش را ذخیره و پشتیبان‌گیری کند، سپس برای تبدیل آن به محصولی برای عموم، پشتیبان پیدا کرد.
بسیاری از افراد از دراپ‌باکس برای فایل‌های شخصی خود استفاده می‌کنند، چه برای تهیه نسخه پشتیبان از آنها و چه برای دسترسی به آنها از هر دستگاهی. آنها همچنین از آن برای به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها، مانند ویدئوها، با دوستان و اعضای خانواده استفاده می‌کنند.
در مشاغل کوچک، فریلنسرها و افراد به‌صورت انفرادی اغلب حساب‌های دراپ‌باکس را برای ذخیره پروژه‌های فعال و فایل‌های مهم خود مانند فرم‌های مالیاتی یا اسناد قانونی ایجاد می‌کنند. سپس می‌توانند این فایل‌ها را با استفاده از لینک با مشتریان یا همکاران به اشتراک بگذارند.
شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای از دراپ‌باکس برای فایل‌های خود و برای اهداف همکاری استفاده می‌کنند. تیم‌هایی که در چندین مکان توزیع شده‌اند می‌توانند کار خود را در یک مکان مرکزی ذخیره کنند که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد آخرین نسخه‌های فایل‌ها را در دسترس داشته باشند.
دراپ‌باکس ویژگی‌های سطح سازمانی را ارائه می‌دهد که در ادامه با جزئیات بیشتر درباره آنها صحبت خواهیم کرد. کاربران در طرح‌های پولی می‌توانند دسترسی به فایل‌ها را کنترل کنند و اطلاعات دقیق‌تری درباره افرادی که به فایل‌هایشان دسترسی دارند، دریافت کنند. همه طرح‌های تجاری دراپ‌باکس پولی، شامل دسترسی به ابزارهای همکاری مانند Dropbox Paper، Dropbox Spaces و Dropbox Transfer است.
دراپ‌باکس کاربردهای مختلفی دارد، هم تجاری و هم شخصی. اما این واقعیت وجود دارد که ابر ممکن است باعث تردید مردم شود. بخش بعدی امنیت دراپ‌باکس را موردبحث قرار می‌دهد، از جمله رمزگذاری که برای ایمن نگه‌داشتن فایل‌های شما استفاده می‌کند.
دراپ‌باکس چقدر امن است؟
وقتی فایل‌های خود را به فضای ابری منتقل می‌کنید، می‌خواهید مطمئن شوید که آنها در برابر عوامل مخرب، ایمن و محافظت می‌شوند. درحالی‌که فضای ذخیره‌سازی ابری می‌تواند حتی امن‌تر از ذخیره‌سازی چیزی در هارددیسک شما باشد؛ اما در مورداستفاده از آن در میان بسیاری از افراد تردید وجود دارد، به‌خصوص اگر اطلاعات حساسی مانند اطلاعات پرداخت مشتری یا سوابق پزشکی را مدیریت کنند.
اگر قصد استفاده از دراپ‌باکس را دارید، ممکن است بپرسید که چقدر امن است.
چند سال پیش، پاسخ به این سؤال “نه خیلی” بود. در سال ۲۰۱۲، هکرها به سیستم دراپ‌باکس نفوذ کردند و توانستند آدرس ایمیل و رمز عبور کاربران را به سرقت ببرند. این به این دلیل اتفاق افتاد که یکی از کارمندان دراپ‌باکس، در محل کار از رمز عبوری استفاده کرد که قبلاً در سایت دیگری استفاده کرده بود. خوشبختانه، رمزهای عبور با تکنیکی به نام هش رمزگذاری شده بودند و داده‌های ذخیره شده در معرض خطر نبودند.
از آن زمان، دراپ‌باکس امنیت خود را افزایش داده و کاربران خود را تشویق می‌کند تا از مزایای احراز هویت دومرحله‌ای استفاده کنند که لازم است رمز عبور خود را وارد کنند، سپس کدی را وارد کنند که یا از طریق پیام کوتاه یا به یک برنامه احراز هویت در تلفن همراه آنها ارسال می‌شود.
دراپ‌باکس در مقابل رقبا
وقتی صحبت از امنیت به میان می‌آید، دراپ‌باکس و رقبای آن، از جمله Google Drive، iCloud و OneDrive، بسیاری از ویژگی‌های امنیتی مشابه را ارائه می‌دهند. هر چهار مورد احراز هویت دومرحله‌ای را ارائه می‌کنند و داده‌ها را در حین انتقال رمزگذاری می‌کنند. هم Dropbox و هم OneDrive از رمزگذاری 256 بیتی استاندارد رمزگذاری پیشرفته (AES) برای ایمن نگه‌داشتن فایل‌های شما در هنگام ذخیره‌سازی استفاده می‌کنند. گوگل از رمزگذاری AES 128 بیتی و 256 بیتی استفاده می‌کند، درحالی‌که iCloud فقط از رمزگذاری 128 بیتی استفاده می‌کند.
یکی دیگر از مسائل امنیتی این است که آیا کارمندان سرویس می‌توانند به داده‌های شما دسترسی داشته باشند یا خیر. فقط تعداد محدودی از کارمندان دراپ‌باکس می‌توانند محتوای فایل‌هایی را که در سرویس آپلود می‌کنید را مشاهده کنند و فقط به دلایل قانونی خاص. مثلاً اگر دراپ‌باکس برای فایل‌های شما حکم دادگاه دریافت کند یا برای تعمیرات و نگهداری و یا برای اطمینان از انطباق با شرایط استفاده از سرویس، این امکان وجود دارد. در همین حال، iCloud و OneDrive این حق را برای خود محفوظ می‌دارند که فایل‌هایی را که ذخیره می‌کنید برای محتوای «objectionable» اسکن کنند که می‌تواند منجر به حذف حساب و داده‌های شما شود.
استانداردهای رمزگذاری دراپ‌باکس
همان‌طور که در بالا ذکر شد، دراپ‌باکس از رمزگذاری AES 256 بیتی برای فایل‌هایی که در سرویس خود ذخیره می‌کنید استفاده می‌کند. این یکی از بهترین انواع رمزگذاری در نظر گرفته می‌شود و از نظر تئوری، نمی‌توان آن را کرک کرد؛ زیرا ترکیب کلیدهایی که برای به‌هم‌ریختن داده‌های شما در رشته‌های بی‌معنا از کاراکترها استفاده می‌شوند، بسیار عظیم است. آژانس امنیت ملی اشاره کرده است که از رمزگذاری ۲۵۶ AES بیتی می‌توان برای محافظت از اطلاعاتی که تا حد بسیار محرمانه طبقه‌بندی‌شده‌اند استفاده کرد. تنها افرادی که می‌توانند فایل‌های شما را مشاهده کنند، به‌غیراز شما، کسانی هستند که برایشان لینک ارسال می‌کنید، مانند یک دوست یا مشتری.
Dropbox همچنین داده‌های شما را هنگام انتقال بین رایانه یا دستگاه به سرویس خود رمزگذاری می‌کند. از لایه سوکت‌های امن (SSL)/ امنیت لایه حمل‌ونقل (TLS) استفاده می‌کند که یک تونل امن برای انتقال داده‌های شما ایجاد می‌کند و با رمزگذاری ۱۲۸ بیتی AES از آن محافظت می‌کند. این شرکت همچنین به طور مرتب برنامه‌ها و زیرساخت‌های خود را برای آسیب‌پذیری آزمایش می‌کند و در صورت مشاهده موردی نگران‌کننده، امنیت خود را تقویت می‌کند.
برای محافظت بیشتر از داده‌های شما، همان‌طور که در بالا اشاره شد، دراپ‌باکس به شما امکان می‌دهد از احراز هویت دومرحله‌ای برای ورود به سیستم استفاده کنید. می‌توانید محل دریافت کدهای امنیتی خود را انتخاب کنید: از طریق پیام متنی یا در یک برنامه احراز هویت در دستگاه تلفن همراه خود. این نوع احراز هویت دومرحله‌ای مطمئن می‌شود که این واقعاً شما هستید که به داده‌های خود دسترسی دارید، زیرا از نظر تئوری فقط شما دستگاه تلفن همراه خود را در دست دارید.
در نهایت، دراپ‌باکس محققان امنیتی را تشویق می‌کند تا هرگونه آسیب‌پذیری را که پیدا می‌کنند گزارش دهند. این شرکت مکانی را برای گزارش این مشکلات ایجاد کرده است و تا زمانی که اطلاعات کاربران را تغییر ندهند یا سعی در ازبین‌بردن سرورهای دراپ‌باکس نداشته باشند، از کسی شکایت نمی‌کند یا آنها را به مقامات مجری قانون گزارش نمی‌دهد.
دراپ‌باکس چه ویژگی‌هایی دارد؟
Dropbox چیزهای زیادی برای ارائه دارد، حتی اگر فقط از نسخه رایگان استفاده کنید. از ویژگی‌های آن می‌توان به امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها، ذخیره و دسترسی به فایل‌های خود از هر دستگاه یا مکان و پشتیبان‌گیری از فایل‌های خود در فضای ابری اشاره کرد. همچنین می‌توانید به تاریخچه نسخه دسترسی داشته باشید و نسخه‌های قبلی یک فایل را بازیابی کنید، مجوزها (permissions) را مدیریت کنید و تغییرات را پیگیری کنید.
برنامه‌های پولی حتی ویژگی‌های بیشتری را ارائه می‌کنند، مانند امکان تنظیم مجوزهای پیشرفته فایل و ایجاد پوشه‌های آفلاین تلفن همراه.
به‌اشتراک‌گذاری فایل دراپ‌باکس
یکی از ویژگی‌های بسیار شناخته شده دراپ‌باکس به‌اشتراک‌گذاری فایل است. هنگامی که فایل‌ها را در دراپ‌باکس آپلود می‌کنید یا آنها را در پوشه خود همگام می‌کنید، می‌توانید آنها را با استفاده از لینکی که دراپ‌باکس برای شما ایجاد می‌کند ارسال کنید و تا زمانی که یک فایل در فضای ذخیره‌سازی ابری شما جای می‌گیرد، اشتراک‌گذاری آن امکان‌پذیر است.
به‌اشتراک‌گذاری فایل دراپ‌باکس همچنین به شما این امکان را می‌دهد که درباره فعالیت‌ها در فایل‌هایی که به اشتراک گذاشته‌اید، به‌روزرسانی‌هایی دریافت کنید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید یک فایل را برای ویرایش به مشتری ارسال کنید. هنگامی که آنها تغییراتی در فایل ایجاد کردند، از طریق ایمیل یا در برنامه دراپ‌باکس به شما اطلاع داده می‌شود. فایل به طور خودکار برای همه کاربران، در همه دستگاه‌ها همگام‌سازی می‌شود.
همچنین می‌توانید پوشه‌ها را به اشتراک بگذارید و با Dropbox Business، گروه‌هایی برای اشتراک‌گذاری فایل و پوشه ایجاد کنید. اگر با یک تیم روی یک پروژه کار می‌کنید، می‌توانید پوشه‌های گروهی را راه‌اندازی کنید تا بتوانید بخش‌هایی از پروژه را آپلود کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر بخشی از تیمی هستید که یک وب‌سایت طراحی می‌کند، می‌توانید پوشه‌ای ایجاد کنید که از آن برای به اشتراک گذاشتن وایرفریم‌ها و ماکت‌ها استفاده کنید، و کپی‌رایتر می‌تواند محتوای نوشته شده را برای شما آپلود کند تا به وب‌سایت اضافه کنید.
ذخیره‌سازی فایل دراپ‌باکس
یکی دیگر از ویژگی‌های رایج دراپ‌باکس ذخیره‌سازی فایل است. بسته به طرحی که انتخاب می‌کنید، می‌توانید از ۲ گیگابایت تا چندین ترابایت داده ذخیره کنید. به این فایل‌ها می‌توان با برنامه‌های دسکتاپ در رایانه‌های Windows یا Mac، یا یک برنامه تلفن همراه در دستگاه iOS یا Android، یا در یک مرورگر وب، دسترسی داشت.
همان‌طور که در بخش قبل ذکر شد، ذخیره‌سازی فایل‌های دراپ‌باکس شامل رمزگذاری AES 256 بیتی برای فایل‌های شما در فضای ابری نیز می‌شود و زمانی که آنها به Dropbox و از Dropbox منتقل می‌شوند، در یک تونل امن رمزگذاری می‌شوند.
علاوه بر این، اگر برنامه Dropbox Plus، Professional یا Business دارید و دستگاهی را که دراپ‌باکس را روی آن نصب کرده‌اید گم کرده‌اید، می‌توانید آن را از راه دور پاک کنید. با این کار تمام فایل‌های دراپ‌باکس موجود در آن حذف می‌شود. شما همچنان فایل‌ها را در فضای ذخیره‌سازی فایل دراپ‌باکس خواهید داشت، اما دستگاهی که گم شده است، نخواهد داشت.
پشتیبان‌گیری دراپ‌باکس
بسیاری از افراد از نسخه پشتیبان دراپ‌باکس استفاده می‌کنند. مانند ذخیره‌سازی فایل، شما فقط باید یک حساب دراپ‌باکس راه‌اندازی کنید و فایل‌های خود را در دراپ‌باکس آپلود کنید (استفاده از برنامه دسکتاپ دراپ‌باکس ساده‌ترین راه برای انجام این کار است). می‌توانید از نسخه رایگان برای پشتیبان‌گیری از فایل‌های حیاتی استفاده کنید یا می‌توانید برای یک برنامه پولی ثبت‌نام کنید تا فضای ذخیره‌سازی بیشتری داشته باشید و از محتویات کل رایانه خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
پشتیبان‌گیری دراپ‌باکس همچنین به شما امکان می‌دهد در صورت حذف تصادفی، فایل‌ها را بازیابی کنید. دراپ‌باکس کپی از تمام فایل‌ها و پوشه‌های حذف شده شما را به مدت ۳۰ روز برای کاربران شخصی و ۱۸۰ روز برای کاربران Dropbox Business ذخیره می‌کند، بنابراین اگر یکی از اعضای تیم فایلی را که باید نگه می‌داشتید حذف کند، می‌توانید آن را پس بگیرید.
کاربران Dropbox Plus می‌توانند در 30 روز گذشته (یا ۱۸۰ روز، برای Dropbox Business)، کل حساب خود را به عقب برگردانند که هر چیزی را که در حساب دراپ‌باکس آنها تغییر کرده است، لغو می‌کند. این به‌ویژه در صورتی مفید است که کاربر نیاز به بازیابی فایل‌هایی داشته باشد که به ویروس آلوده شده‌اند یا با باج‌افزار نگهداری می‌شوند.
مدیریت فایل دراپ‌باکس
اگر به دنبال راهی برای سازماندهی فایل‌های خود هستید، مدیریت فایل دراپ‌باکس یک مکان متمرکز برای آنها فراهم می‌کند. می‌توانید از دراپ‌باکس به‌عنوان یک قفسه بایگانی آنلاین استفاده کنید و ساختار پوشه و سیستم سازماندهی را مانند Windows Explorer تنظیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا فایل‌های موردنیاز خود را پیدا کنید.
می‌توانید با مدیریت فایل دراپ‌باکس یک سلسله‌مراتب پوشه کامل ایجاد کنید و تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید پوشه‌های فایل خود را ایجاد و تنظیم کنید تا بتوانید از یک سیستم سازمانی که با آن آشنا هستید استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر پروژه‌های فعال خود را در دراپ‌باکس ذخیره می‌کنید، می‌توانید پوشه‌هایی را برای هر مشتری تنظیم کنید. سپس، می‌توانید پوشه‌های فایل را در هر پروژه برای مواردی مانند شرح کار، اسناد پیش‌نویس و سابقه تحقیقات تنظیم کنید.
علاوه بر این، می‌توانید از افراد دعوت کنید تا پوشه‌های به اشتراک گذاشته شده را به‌عنوان بخشی از مدیریت فایل‌های دراپ‌باکس مشاهده کنند و به آنها اجازه فقط مشاهده یا ویرایش آنچه در داخل پوشه‌ها وجود دارد را بدهید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید یک پوشه برای تصاویر اولین بازی فوتبال فرزندتان ایجاد کنید، سپس پوشه را با اعضای خانواده به اشتراک بگذارید.
در نهایت، می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌های دراپ‌باکس را از یک دستگاه Windows یا Mac بدون حذف آنها از حساب دراپ‌باکس خود حذف کنید. از یک ویژگی همگام‌سازی انتخابی برای انتخاب فایل‌هایی استفاده کنید که از رایانه خاصی پاک می‌شوند. اگر از دستگاهی با فضای ذخیره‌سازی محدود مانند تبلت استفاده می‌کنید، این به باز کردن فضا کمک می‌کند.
دراپ‌باکس به شما امکان می‌دهد کارهای زیادی انجام دهید، از تهیه نسخه پشتیبان از فایل‌ها گرفته تا مدیریت آنها و به‌اشتراک‌گذاری آنها با دوستان، خانواده یا همکاران. توانایی استفاده از اپلیکیشن‌های دسکتاپ و موبایل، پلتفرم را حتی کاربرپسندتر می‌کند. بخش بعدی نحوه نصب و استفاده از دراپ‌باکس را بر روی دسکتاپ و همچنین در یک دستگاه iOS یا Android پوشش می‌دهد.
برنامه‌های دسکتاپ و موبایل دراپ‌باکس
همان‌طور که در فصل‌های قبلی آموختید، می‌توانید در مرورگر وب، لپ‌تاپ یا دستگاه تلفن همراه خود به دراپ‌باکس دسترسی داشته باشید. دراپ‌باکس دارای برنامه‌هایی برای سه سیستم‌عامل کامپیوتر دسکتاپ است: ویندوز، لینوکس و مک. همچنین یک برنامه موبایل دراپ‌باکس برای دستگاه‌های iOS و Android ارائه می‌دهد.
برای استفاده حداکثری از سرویس دراپ‌باکس، برنامه مناسب را برای هر دستگاهی که پیش‌بینی می‌کنید برای دسترسی به فایل‌های خود استفاده خواهید کرد، دانلود کنید.
برنامه دسکتاپ دراپ‌باکس
دراپ‌باکس از زمانی که برای اولین‌بار راه‌اندازی شد، پیشرفت‌های زیادی در برنامه دسکتاپ خود ایجاد کرده است. اکنون می‌توانید از برنامه برای سازماندهی فایل‌ها و پوشه‌ها استفاده کنید. همچنین می‌توانید mention@ را به پوشه‌های خود اضافه کنید تا آنها را به فضای دراپ‌باکس تبدیل کنید. به‌علاوه، می‌توانید یادداشت‌ها و لیست کار اضافه کنید.
برای دسترسی آسان، فایل‌ها و پوشه‌های خود را پین کنید، shortcut صفحات وب را در پوشه‌های دراپ‌باکس یا فضاهای دراپ‌باکس ذخیره کنید و پوشه شخصی شده و فولدرهای پیشنهادی را در تب For You سیستم یا نوار منو دریافت کنید.
برنامه دسکتاپ دراپ‌باکس برای رایانه‌های Windows و Mac در دسترس است. پس از نصب برنامه، نماد دراپ‌باکس در سیستم یا نوار منو ظاهر می‌شود و یک پوشه به رایانه شما اضافه می‌شود. وقتی چیزی را در برنامه تغییر می‌دهید، به طور خودکار با حساب dropbox.com شما همگام‌سازی می‌شود.
برای نصب اپلیکیشن دسکتاپ دراپ‌باکس، به صفحه دانلودهای دراپ‌باکس بروید. پس از دانلود برنامه، دستورات روی صفحه را دنبال کنید تا آن را روی لپ‌تاپ خود نصب کنید. برای استفاده از آن باید وارد شوید یا یک حساب کاربری ایجاد کنید.
برای نصب برنامه و اجرای آن با تمام عملکردها، از جمله قابلیت‌های همگام‌سازی هوشمند، به امتیاز ادمین در رایانه خود نیاز دارید. اگر آن را روی دستگاه مک نصب کنید، باید به Dropbox Keychain دسترسی بدهید تا بتواند حساب شما را تأیید کند.
می‌توانید Dropbox را طوری تنظیم کنید که در هنگام راه‌اندازی سیستم باز شود تا هنگام ورود به رایانه، فایل‌ها و پوشه‌ها را به طور خودکار همگام‌سازی کند. همچنین می‌توانید آن را به‌عنوان مرورگر فایل پیش‌فرض خودتنظیم کنید.
برای بستن برنامه دراپ‌باکس، به‌سادگی روی نماد X در گوشه برنامه کلیک کنید. اگر می‌خواهید همگام‌سازی آن متوقف شود، روی نماد دراپ‌باکس در سیستم یا نوار منو کلیک کنید، روی عکس پروفایل خود کلیک کنید و سپس روی Quit Dropbox کلیک کنید.
اپلیکیشن موبایل دراپ‌باکس
اگر می‌خواهید از دراپ‌باکس در دستگاه تلفن همراه خود استفاده کنید، آن را در تلفن Android یا iOS خود دانلود کنید. می‌توانید برنامه‌ها را از اپ‌استور (iOS) یا گوگل‌پلی (اندروید) دریافت کنید.
شما می‌توانید از دستگاهتان به همه چیزهای موجود در حساب دراپ‌باکس خود دسترسی داشته باشید و عکس‌ها و ویدئوها را از دوربین خود مستقیماً در دراپ‌باکس ذخیره کنید. همچنین می‌توانید فایل‌های دراپ‌باکس خود را در مایکروسافت آفیس با باز کردن فایل و کلیک بر روی دکمه ویرایش، نماد کاغذ و مداد ویرایش کنید.
برنامه موبایل دراپ‌باکس همچنین به شما امکان می‌دهد فایل‌ها را برای مشاهده آفلاین تنظیم کنید. یعنی وقتی که تلفن شما به Wi-Fi یا دیتا وصل نیست.
اگر می‌خواهید فایل‌هایی را که مشاهده کرده‌اید از دستگاه تلفن همراه خود حذف کنید، می‌توانید حافظه کش را از برنامه دراپ‌باکس در نسخه اندروید برنامه پاک کنید که فضای دستگاه را خالی می‌کند. در iOS، روی نماد بیضی (…) در کنار نام فایل کلیک کنید و گزینه Remove from Device را انتخاب کنید. همچنین فایل را از دسترسی آفلاین حذف می‌کند.
نحوه استفاده از دراپ‌باکس در آیفون
درحالی‌که برنامه موبایل دراپ‌باکس در هر دو نسخه بیشتر عملکردهای یکسانی دارد، برنامه Dropbox iOS کمی متفاوت از برنامه Android عمل می‌کند. دانلود برنامه Dropbox iPhone به‌آسانی هر برنامه دیگری در دستگاه شما است. برای دسترسی به فایل‌های خود فقط باید با نام کاربری و رمز عبور وارد شوید. اگر می‌خواهید از برنامه Files برای مرور فایل‌ها استفاده کنید، به Locations بروید تا پوشه دراپ‌باکس خود را ببینید. روی آن کلیک کنید و می‌توانید تمام فایل‌های خود را ببینید.
همچنین می‌توانید فایل‌ها را مستقیماً از برنامه Dropbox iOS پرینت کنید. برای این کار در حین مشاهده فایل بر روی نماد اشتراک‌گذاری کلیک کرده و گزینه پرینت را انتخاب کنید. تا زمانی که به یک چاپگر دارای AirPrint متصل هستید، فایل شما پرینت خواهد شد.
Dropbox برای iOS همچنین با iMessage ادغام می‌شود. برنامه Messages را در iPhone خود باز کنید، یک پیام باز کنید یا یک پیام جدید ایجاد کنید، روی نماد برنامه A ضربه بزنید، روی نماد شبکه در گوشه سمت چپ پایین ضربه بزنید و روی Store ضربه بزنید تا یک برنامه third-party جدید به پیام‌ها اضافه کنید. بعد، روی Manage ضربه بزنید و سوئیچ دراپ‌باکس را در موقعیت روشن قرار دهید. هنگامی که Dropbox iOS را با iMessage ادغام کردید، می‌توانید فایل‌ها را از طریق برنامه ارسال کنید تا دیگرانی که دارای دستگاه‌های iOS هستند بتوانند آنها را مشاهده کنند.
برنامه دراپ‌باکس برای اندروید
برنامه دراپ‌باکس برای اندروید تقریباً مانند همتای iOS خودکار می‌کند. بااین‌حال، چند تفاوت وجود دارد. به‌عنوان‌مثال، برای ارسال به کارت SD (قابلیتی که دستگاه‌های iOS ندارند)، باید مطمئن شوید که نسخه مناسب برنامه اندروید دراپ‌باکس را دارید. سپس می‌توانید از دکمه Quick Action برای ارسال فایل‌ها به کارت SD استفاده کنید.
یکی دیگر از مواردی که بین این دو برنامه متفاوت است ایجاد folder shortcut است. برای انجام این کار در برنامه اندروید دراپ‌باکس، یک فضای خالی در صفحه اصلی خود را طولانی فشار دهید، روی نماد ویجت‌ها ضربه بزنید، پوشه دراپ‌باکس را انتخاب کنید، نماد دراپ‌باکس را طولانی فشار دهید و آن را به صفحه اصلی خود بکشید. سپس دستگاه از شما می‌خواهد که یک shortcut ایجاد کنید.
برنامه‌های دراپ‌باکس برای دسکتاپ و دستگاه‌های تلفن همراه به شما کمک می‌کنند بیشترین بهره را از این سرویس ببرید. بااین‌حال، نسخه رایگان ممکن است کافی نباشد، به‌خصوص اگر یک کسب‌وکار دارید. بخش بعدی به بررسی Dropbox Business و کارهایی که می‌تواند انجام دهد و همچنین ادغام‌های third-party که می‌توانید با آن استفاده کنید، می‌پردازد.
Dropbox Business چیست؟
دراپ‌باکس در نسخه‌های رایگان و شخصی خود دارای ویژگی‌های بسیار خوبی است. می‌توانید محتوای ابری را از Google Docs و Sheets و همچنین Microsoft Office و Dropbox Paper ایجاد، ذخیره و به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید برای همکاری راحت‌تر به ابزارهایی مانند Slack و Zoom متصل شوید.
بااین‌حال، اگر کسب‌وکارها بخواهند از دراپ‌باکس در سراسر سازمان استفاده کنند، به موارد بیشتری نیاز دارند. Dropbox Business فضای ذخیره‌سازی بیشتری را فراهم می‌کند، به شما امکان می‌دهد چندین کاربر را در حساب خود راه‌اندازی کنید و مسیرهای رسیدگی برای فعالیت و اشتراک‌گذاری کاربر ایجاد می‌کند – کارهایی که در نسخه استاندارد دراپ‌باکس نمی‌توانید انجام دهید.
شما همچنین گزینه‌های بیشتری برای یکپارچه‌سازی برنامه‌ها با Dropbox Business دارید و از پشتیبانی برخوردار می‌شوید. Dropbox Business به شما امکان می‌دهد فایل‌ها و محتوای ابری را گرد هم بیاورید، بنابراین می‌توانید از نظر تئوری فایل‌های Microsoft Word را با صفحات Google Sheets ذخیره کنید.
ابزارهای مدیریت در Dropbox Business نیز جامع‌تر هستند. شما می‌توانید لیست‌های کاربری ایجاد کنید و به‌راحتی به کارمندان اجازه دسترسی به فایل‌های مختلف را بدهید. برنامه Dropbox Business همچنین به شما امکان می‌دهد نحوه اشتراک‌گذاری داده‌ها را ردیابی کنید. از جمله اینکه آیا در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته می‌شوند یا خیر. می‌توانید فایل‌هایی را که تا ۱۸۰ روز پیش حذف شده‌اند را بازیابی کنید.
Dropbox Business plans
ازآنجایی‌که یک اندازه برای همه مناسب نیست، Dropbox Business برنامه‌هایی برای کسب‌وکارهایی با چند کارمند تا شرکت‌های بزرگ دارد. سه طرح اصلی تجاری دراپ‌باکس وجود دارد: استاندارد، پیشرفته و سازمانی.
طرح استاندارد کسب‌وکار دراپ‌باکس از 15 دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شود که شامل حداقل سه کاربر است. این شامل ۵ ترابایت فضای ذخیره‌سازی است و به شما امکان حفاظت از محتوا و کنترل‌های اشتراک‌گذاری خارجی برای استفاده را می‌دهد.
طرح Dropbox Business Advanced از 24 دلار برای هر کاربر در ماه است که از حداقل سه کاربر شروع می‌شود. شما می‌توانید به‌اندازه نیاز تیم خود فضا خریداری کنید.
این نسخه Dropbox Business است که تقریباً تمام ویژگی‌های کنترلی و امنیتی که در بالا توضیح داده شد را دارد. این شامل مدیریت تحرک سازمانی (EMM) نمی‌شود، اما به شما این امکان را می‌دهد که قبل از اینکه کارمند بتواند برنامه دراپ‌باکس را در دستگاه خود دانلود کند، به تأیید دستگاه نیاز داشته باشد. همچنین می‌توانید نقش‌های ادمین لایه‌ای ایجاد کنید، با عنوان کاربران خود وارد سیستم شوید و گزارش‌های بازرسی را مشاهده کنید.
طرح Dropbox Business Enterprise برای شرکت‌های بزرگ است و برای دریافت قیمت، باید با دراپ‌باکس تماس بگیرید. این طرح به‌اندازه نیاز سازمان شما فضا را فراهم می‌کند. این شامل EMM و همچنین یک کنسول مدیریت متمرکز، کنترل شبکه، و اینسایت دامنه و ضبط حساب است که مورد آخر همه حساب‌های موجود در آدرس ایمیل شرکت را مجبور می‌کند به فولدر تیم بپیوندند. علاوه بر این، طرح Enterprise شامل پشتیبانی تلفنی 24-۷ و آموزش پیشرفته برای کاربران و مدیران است.
ادغام دراپ‌باکس
همان‌طور که در بخش قبل ذکر شد، Dropbox Business به شما امکان می‌دهد با برنامه‌های بسیار بیشتری نسبت به نسخه استاندارد ادغام شوید. درحالی‌که می‌توانید برنامه‌های third-party را به حساب‌های تجاری و فردی متصل کنید، کاربران business احتمالاً مایل‌اند از ادغام‌های بیشتری نسبت به کاربران فردی استفاده کنند.
ادغام‌های Third-party می‌توانند عملکرد دراپ‌باکس را گسترش دهند و ساده‌تر کردن جریان‌های کاری شما را آسان‌تر کنند. این ابزارها می‌توانند تعداد مراحلی را که برای ذخیره و دسترسی به فایل‌ها باید بردارید، کاهش دهند و همچنین همکاری اعضای تیم در پروژه‌ها را آسان‌تر کنند.
ادغام‌های Dropbox business طیف وسیعی از برنامه‌های بهره‌وری گرفته تا برنامه‌های همکاری و گردش کار و حتی برنامه‌های امنیتی مانند RSA را اجرا می‌کنند. شما می‌توانید پلتفرم‌های مختلف CRM و حتی نرم‌افزارهای حسابداری را ادغام کنید.
می‌توانید از Dropbox Business با Salesforce، Microsoft Office، Symantec و Autodesk استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد به فایل‌های دراپ‌باکس خود مستقیماً در اتوکد دسترسی داشته باشید. اضافه‌کردن دراپ‌باکس به تیم‌های مایکروسافت در Microsoft Office امکان‌پذیر است. دراپ‌باکس همچنین ادغام‌های خود را با Canva، Final Draft، Frame.io، Marvel، Getty Images، Shift و Widen گسترش داده است تا همکاری تیم‌های انتشار، تولید و رسانه در پروژه‌ها را آسان‌تر کند.
دراپ‌باکس با Jira ادغام می‌شود، جایی که می‌توانید محتوا را مستقیماً در یک ابزار مدیریت پروژه به اشتراک بگذارید و Okta که می‌تواند به ارائه سریع حساب‌ها کمک کند. Slack همچنین یک ادغام تجاری محبوب دراپ‌باکس است؛ زیرا به شما امکان می‌دهد محتوا و مکالمات را کنار هم قرار دهید.
یکی دیگر از ادغام‌های Dropbox’s business با JotForm است. با این ادغام، موارد ارسالی به فرم خود را مستقیماً در پوشه دراپ‌باکس خود دریافت می‌کنید که نیاز به دانلود این داده‌ها از جای دیگری را از بین می‌برد.
اگر مدیر دراپ‌باکس برای تیم خود هستید، می‌توانید همه برنامه‌ها و برنامه‌های افزودنی را که اعضای تیم به آن متصل هستند مشاهده کنید و در صورت لزوم اتصالات را حذف کنید. کاربران به‌تنهایی نمی‌توانند اتصالات third-party را فعال کنند و اگر بخواهند این کار را انجام دهند یک پیام خطا دریافت خواهند کرد.
Dropbox Business در نهایت شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا کارهای بیشتری با دراپ‌باکس انجام دهند. می‌توانید چندین حساب کاربری را فعال کنید و در صورت نیاز به آنها مجوز بدهید، همچنین ابزارهای third-party را ادغام کنید تا بتوانید از دراپ‌باکس در برنامه‌های مختلف استفاده کنید.
نتیجه
دراپ‌باکس برنامه‌هایی را برای سازمان‌ها از مشاغل کوچک با تعداد کمی از اعضای تیم تا شرکت‌های بزرگ ارائه می‌دهد. این می‌تواند یک ابزار ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و همکاری قدرتمند فایل برای شرکت شما باشد.
اگر شما درمورد کسب‌وکار خود نیاز به مشاوره دارید، می‌توانید از خدمات ما در زمینه مشاوره کسب‌وکار کمک بگیرید.
