امروزه با ورود تکنولوژی به زندگی انسان و پیشرفت روز افزون آن، همه‌ی جنبه‌های زندگی بشر تحت‌تأثیر قرار گرفته است. دنیا با سرعت هرچه‌تمام‌تر به جلو می‌رود و هر کس باید خودش را با این موج همراه کند؛ وگرنه از رشد بازمی‌ماند. همان‌طور که می‌دانید در این مدت اخیر با رشد و پیشرفت شرکت‌ها؛ مدیران آن‌ها برای مدیریت و کنترل هزینه‌های خرد با مشکلاتی مواجه شده‌اند که برای حل این مشکل به تنخواه و تنخواه‌گردان روی آورده‌اند.

شاید بعضی از افراد نمی‌دانند این واژه‌های جدیدی که هر روز به دنیای تکنولوژی اضافه می‌شود چه معنایی دارد و به چه افرادی اشاره می‌کند؛ یا شاید هم بدانند و حتی مایل باشند در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنند. اینجا در این مقاله‌ی مفید به سؤالات مهمی از این دست پاسخ خواهیم داد. در این بخش سعی داریم به‌صورتی ساده، روان و البته قابل‌فهم وظایفی را که تنخواه‌گردان بر عهده دارد بیان کنیم.

پس با ما همراه باشید.

تنخواه چیست؟

تنخواه مبلغی است که از قبل مشخص شده و ثابت است. این مبلغ به‌صورت نقدی یا به شکل یارانه به‌حساب متصدی این مبالغ واریز می‌شود. این مبلغ به‌تناسب هزینه‌های نقدی شرکت یا سازمان، به‌منظور خرید یا هزینه‌های مشخصی پرداخت می‌شود. خوب است بدانید در بسیاری از شرکت‌ها، نهادها، مؤسسات خصوصی یا دولتی، مقداری وجه مورد نیاز است. این وجه به‌منظور پرداخت‌های جزئی توسط واحد حسابداری و مدیریت مجموعه در نظر گرفته می‌شود.

تنخواه‌گردان کیست؟

در حقیقت می‌توان گفت: تنخواه‌گردان کسی است که تنخواه به او داده می‌شود و نسبت به تسویه‌ی آن مسئولیت دارد. دارنده‌ی این وجه اجازه ندارد وجهی از دیگران دریافت کند. به این دلیل که همه‌ی عملیات مالی تنخواه در زمان واریز هزینه‌های انجام شده در حساب‌ها ثبت می‌گردد؛ بنابراین تنخواه، پاسخ‌گوی نهایی وجوه دریافتی است.

برای تنخواه‌گردان شدن چه ویژگی‌هایی لازم است؟

شاید بخواهید بدانید برای تنخواه‌گردان شدن چه تحصیلات و ویژگی‌هایی لازم است؟ حتماً فردی که به این سمت منصوب می‌شود باید در زمینه‌ی حسابداری تحصیل‌کرده باشد و یا سابقه و تجربه‌ای در این زمینه داشته باشد یا خیر؟

برای جواب به این سؤال می‌توان گفت: افرادی که به‌عنوان تنخواه‌گردان در شرکت‌ها و سازمان‌ها مشغول به کار می‌شوند، در واقع مأموران خرید یا کارپردازان هستند. آن‌ها مجازند تا وجه نقد خود را از صندوق دریافت کنند تا این وجوه را به منابع ریالی و رویدادهای مالی اختصاص بدهند. این افراد تحصیلات دیپلم دارند و از مستخدمین رسمی شرکت هستند. آن‌ها صلاحیت و توانایی لازم را در تخصیص وجوه نقد به‌منظور خرید کالا و خدمات به افراد واجد شرایط دارند.

معمولاً پیش‌نیاز ورود به این عرصه دو سال سابقه‌ی کارپردازی است. از آن جایی که این وجوه پرداختی مستمر و جزئی است و محل هزینه کرد هم معمولاً نامشخص است؛ بنابراین لازم است به‌منظور کنترل و نظارت روی چنین اموری و همچنین به دلیل کاهش تعاملات شرکت با واحد حسابداری وجهی در اختیار مسئولان، کارمندان یا مدیران پروژه‌ها قرار گیرد؛ تا به صلاحدید خود هزینه کنند. این مبالغ در حقیقت همان تنخواه‌گردان نامیده می‌شود.

ارائه مستندات

لازم است در پایان هر ماه ریز هزینه‌های صورت‌گرفته توسط تنخواه‌گردان به واحد حسابداری ارسال شود. تا بعد از بررسی‌های لازم و با توجه به مستندات ارائه شده و بعد از تأیید نهایی مدیریت مالی تنخواه تسویه شود. بهتر است بگوییم این شغل کاری دشوار و پردغدغه است. سختی کار هم زمانی آشکار می‌شود که شما در یک پروژه روزانه میلیون‌ها تومان را به‌عنوان تنخواه هزینه می‌کنید و لیست پرداختی‌ها را باید در پایان هر ماه به ترتیب تاریخ وقوع و شرح پرداخت در اختیار مسئول خود قرار دهید.

دقت و تمرکز

واضح و مبرهن است که این شغل به‌دقت و تمرکز بالایی نیاز دارد. اگر شما فردی دقیق و منضبط هستید که همه‌ی وقایع روزانه‌ی خود را ثبت می‌کنید؛ جای تبریک دارد چون این حرفه دقیقاً مطابق ویژگی‌های شماست. در غیر این صورت توصیه می‌کنیم با تمام علاقه‌ای که به این حرفه دارید؛ اگر از چنین خصوصیاتی برخوردار نیستید، وارد این حیطه نشوید چون نمی‌توانید به نتایج دل‌خواه خود دست پیدا کنید.

اگر تا اینجای مقاله را به‌دقت مطالعه کرده باشید، حتماً مایلید هر چه بیشتر در مورد این شغل اطلاعاتی کسب کرده و بدانید کسی که این کار را انجام می‌دهد چه وظایفی باید بر عهده داشته باشد؟ اکنون می‌خواهیم لیستی از این وظایف را در اختیار شما عزیزان قرار بدهیم.

وظایف تنخواه‌دار چیست؟

1. کسب اعتبار لازم برای اختصاص دادن وجوه نقد به هزینه‌های مورد نیاز برای خرید کالا و خدمات
2. اعمال هزینه بعد از دریافت دستور از سوی مافوق یا مقام بالاتر
3. دریافت مستندات قانونی که نشان‌دهنده‌ی اصالت هزینه باشد. اسناد و مدارکی مثل فاکتور خرید و قبض انبار
4. رسید تحویل کالا یا گواهی انجام کار از واحد درخواست‌کننده و همچنین تنظیم سند هزینه
5. واگذاری اسناد مالی به امور مالی جهت رسیدگی و ممیزی هفتگی
6. پیگیری کار به‌منظور ترمیم تنخواه
7. ثبت هزینه‌ها به ترتیب وقوع پرداخت در دفتر تنخواه
8. برگشت منابع ریالی تخصیص داده نشده به‌حساب شرکت
9. تنظیم صورت‌جلسه‌ی تسویه‌ی تنخواه‌گردان
10. تهیه صورت مغایر بانکی در پایان هر ماه و رفع‌ورجوع اطلاعات مغایر

وظایف تنخواه‌دار

نکته‌

در ادامه‌ی وظایف تنخواه‌دار لازم است چند نکته‌ی مهم را یادآور شویم:

• مؤسسه‌ی مالی شرکت باید از پرداخت هرگونه وجه به‌حساب بانکی متصدی مربوطه که ارتباطی با تنخواه‌گردانی ندارد، خودداری کند. در ضمن پرداخت علی‌الحساب و پیش‌پرداخت که در اختیار و وظایف متصدی نیست هم ممنوع است.
• اگر تنخواه‌دار برای خرید کالا یا خدماتی پول کافی ندارد؛ نباید خریدی انجام بدهد. خرید نسیه و ایجاد تعهد از این محل ممنوع است. ضمناً بایستی تنخواه‌دار کلیه‌ی قوانین و مقررات معاملات و تجارت را رعایت کند.
• بهتر آن است که هفته‌ای یک‌بار یا ماهی یک‌بار سند هزینه‌ها در دفاتر تنخواه‌گردان ثبت شود؛ سپس بعد از جمع‌آوری مستندات و مدارک به امور مالی شرکت تقدیم شود. در اسنادی که به متصدی ارائه می‌شود باید کسورات قانونی به‌درستی رعایت شده باشد. هزینه‌ها باید با نیازمندی‌ها مطابقت داشته باشد. آیین‌نامه‌ی معاملات جزئی باید در خریدها رعایت شده باشد. اگر هزینه‌های صورت‌گرفته مورد تأیید امور مالی شرکت نباشد؛ به‌صورت اسناد واخواهی درمی‌آید که وظیفه‌ی رفع این ماجرا هم باز بر عهده‌ی تنخواه‌گردان است. در اصل باید گفت کلیه‌ی اسنادی که توسط تنخواه‌گردان آماده می‌شود، امضای وی، مدیر پروژه و همچنین امضای مدیرعامل را نیاز دارد. مگر این که این افراد طبق صورت جلسه‌ای از پیش تعیین شده تأییدیه‌ی خود را به شخص دیگری واگذار کرده باشند.

دفتر تنخواه‌گردان

همان‌طور که ملاحظه می‌کنید ناگفته پیداست که شرح تک‌تک این هزینه‌ها و مدیریت آن‌ها باید در دفتری ثبت و ضبط شود. این دفترچه شامل جداول و چارت‌هایی هستند که در هرکدام از آن‌ها اطلاعات خاصی درج می‌شود. هر وجهی که دریافت می‌شود هرچند کم و اندک هم بایستی در ستون دریافت قید گردد و در دفاتر هم ثبت شود.

بعد از پرداخت هزینه و به‌دست‌آوردن مدارک و مستندات لازم، سند هزینه‌ها تنظیم می‌شود و با تخصیص شماره سریال به آن‌ها بر اساس تاریخ وقوع مشخصاتشان را در صورت هزینه یادداشت کرده و جمع می‌زنند؛ تا دریافت و پرداخت با هم تراز بشوند. در صورت نیاز هر مازادی هم به‌حساب شرکت عودت داده خواهد شد.

در دفتر تنخواه شماره سند هزینه معمولاً پنج رقمی است و دو شماره‌ی نخست هم به شماره‌ی هر پروژه اختصاص می‌یابد. تا مشخص شود این سند به کدام پروژه مربوط می‌شود. درصورتی‌که سند مورد واخواهی قرار بگیرد ثبت آن الزامی است. مبلغ واخواهی حتماً باید مشخص شود که مربوط به کدام سند هزینه است. شاید لازم باشد در این قسمت از فواید تنخواه‌گردانی صحبت کنیم تا شما عزیزان بیش از گذشته با این واژه آشنا شوید.

فوایده تنخواه‌گردانی

1. حذف تشریفات و فوریت در پرداخت‌ها
2. تسهیل و تسریع پرداخت وجوه ریز به طلبکاران حقوقی یا حقیقی شرکت در سراسر کشور
3. کم‌کردن حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی شرکت یا مؤسسه به‌خصوص در تسویه‌ی کارگران روزمزد، ساعتی و کنتراتی و همچنین خرید خدمات روزانه
4. تلاش برای کاهش وظایف امور مالی و حسابداری
5. افزایش کنترل متمرکز وجوه نقد و نظارت بر چگونگی استفاده از آن

در این بخش ممکن است این سؤال مطرح شود که در پرداخت این وجوه چه عواملی باید رعایت شود؟ در ادامه چند نکته‌ی مهم را یادآور می‌شویم که در صورت رعایت آن‌ها کمتر به مشکل بر می‌خوریم.

موارد مهمی که باید در پرداخت‌ها رعایت شوند:

1. هدف پرداخت باید مشخص شود.
2. ماهیت پرداخت باید توسط مدیران مختلف تشخیص‌داده‌شده و تأیید شود.
3. باید میزان مخارج و دوره‌ی تخصیص وجوه ریز کاملاً مشخص گردد.
4. مبلغی که برای تخصیص وجوه ریز به افراد مختلف اختصاص می‌یابد؛ برای مدت مشخص و همچنین بر اساس حجم عملیات تعیین می‌گردد؛ بنابراین بایستی هنگام پرداخت به متصدی مربوطه میزان وجه نقد موردنیاز نیز مشخص گردد.
5. برآورد دوره یعنی فاصله‌ی زمانی بین درخواست‌های بازپرداخت هزینه‌های انجام شده حتماً باید به‌درستی صورت‌گرفته باشد.
6. برآورد مدت واریز یعنی بازه زمانی که پرداخت هزینه‌های تنخواه‌گردان طول می‌کشد نیز باید بررسی شود.

مبلغ تنخواه‌گردان چیست؟

مبلغ تنخواه‌گردان، متوسط مخارج روزانه ضرب در مدت واریز به‌اضافه دوره است.

کار تنخواه‌گردان و صندوق چه تفاوتی با هم دارند؟

این یک سؤال متداول است که احتمال دارد در ذهن افرادی که این مقاله را می‌خوانند به وجود بیاید. در این مبحث باید توجه داشته باشید که متصدی تنخواه‌گردانی، صرفاً بر اساس مبلغی که به وی بر اساس هزینه کرد، داده شده است کار خود را انجام می‌دهد. او همچنین در یک محدوده‌ی مشخص، اختیاراتی را دارد تا اقدام به پرداخت و تخصیص منابع به‌منظور انجام کارهای مختلف کرده و یا وجهی را پرداخت نماید. اما تنخواه‌گردان به‌غیر از صندوق شرکت از جایی دیگر وجهی را دریافت نمی‌کند. دریافت کلیه‌ی وجوه وظیفه‌ی صندوق‌دار است؛ که آن هم از طریق دایره‌ی دریافت و پرداخت صورت می‌گیرد.

آن چه مهم است این است که پرداخت صندوق باید روزانه ثبت شود و برای آن سندی هم تهیه شود. همچنین طبق آیین‌نامه، تحریر دفاتر قانونی و بر اساس ترتیب وقوع رویدادهای مالی در دفاتر ثبت و ضبط شود. اما متصدی وجوه ریز به افراد مختلف هیچ الزامی به ثبت روزانه‌ی اسناد و مدارک ندارد و فقط در صورتی ثبت انجام می‌شود که مدارک و هزینه‌های قابل‌قبول را به صندوق ارائه دهد. تفاوت دیگر صندوق با حساب تنخواه‌گردان در این است که حساب صندوق در قبال هر دریافت و پرداختی استفاده می‌شود که حساب تنخواه‌گردانی بعد از ایجاد، صرفاً در زمان افزایش و یا ارائه‌ی صورت‌حساب و یا بستن آن مورداستفاده قرار می‌گیرد.

در پایان چقدر خوب است تا از نکات مدیریتی در این زمینه یادی کنیم.

نکات مهم و کاربردی در مدیریت تنخواه

1. بسیاری از سوءاستفاده‌ها و اختلاس‌ها در منابع ریالی سازمانی به واسطه‌ی همین پرداخت‌های نقدی صورت می‌گیرد؛ چون پنهان کردن آن سهل و آسان است. مگر این که ممیزی‌ها قوی باشد و کنترل مؤثری روی آن صورت بگیرد.
2. بهتر است همه‌ی پرداخت‌ها به متصدی توزیع منابع مالی جزئی و به دریافت‌کنندگان متغیر با صدور چک و در وجه متصدی باشد و مسئولیت مستندسازی پرداخت‌های نقدی، صدور و امضای چک و تحویل و نگهداری مدارک هم از یکدیگر مجزا شوند.
3. مسئولان واحدهای حسابداری و پیمانکاران باید توجه داشته باشند که ایجاد تنخواه‌گردان باید منوط به اثبات ضرورت آن بوده و به تأییدیه مدیریت شرکت هم برسد.
4. وجه مشخص، صرفاً وقتی باید به‌حساب متصدی مربوطه واریز بشود که صلاحیت او مورد تأیید قرار گرفته، فردی خوش‌سابقه در هزینه کرد مستند به اسناد مثبته و همچنین قابل‌قبول باشد.