23 دقیقه

وقتی صحبت از منشی در ادارات و سازمان‌ها به میان می‌آید، بلافاصله در ذهن ما فردی نقش می‌بندد که بسیار مهربان و خوش‌رو است و مهارت‌های ارتباطی بالایی دارد. این شخص با روابط‌عمومی خوب خود، بسیار تأثیرگذار است و مشتری‌ها و مصرف‌کنندگان را به استفاده از محصولات و خدمات ترغیب کرده و رضایت آن‌ها را جلب می‌نماید.

گاهی هم ممکن است هنوز همان تصویر سنتی در قالب فردی تلفن به دست که مدام در حال مکالمه است در ذهنمان نقش ببندد. در هر صورت موارد مذکور یک تصویر از منشی در سازمان‌ها و شرکت‌هاست که ما در ذهن خود ساخته‌ایم؛ اما در حقیقت این‌طور نیست و منشی در یک مجموعه نقشی بسیار مهم و کلیدی ایفا می‌کند.

استخدام یک منشی باتجربه می‌تواند تأثیر فوق‌العاده‌ای روی روند کار ادارات و سازمان‌ها بگذارد؛ به همین دلیل خود مدیران به دنبال ترفندهایی جدید برای استخدام بهترین منشی برای سازمان‌هایشان هستند و از طرف دیگر هم خود منشی‌ها باید با گذراندن بعضی دوره‌ها و یادگیری فنون و علوم جدید به فکر افزایش و ارتقای مهارت‌های خود باشند.

با این مقدمه مختصر و کوتاه بهتر است سراغ بحث اصلی‌مان رفته و به این مقوله بپردازیم که منشی جلسه چه کسی است؟ چه وظایفی دارد و چگونه می‌تواند راندمان کاری خود را بهتر و بهتر کند؟

در ابتدای بحث بهتر است به تعریف جلسه بپردازیم و مرحله‌به‌مرحله به سطوح بالاتر قدم بگذاریم.

جلسه چیست؟

علی‌رغم اینکه تعاریف بسیار متفاوتی از جلسه ارائه شده است؛ اما این تعاریف از ارکان مشترکی برخوردار هستند:

جلسه را می‌توان دورهمی و گردهمایی دو نفر از افراد یا بیشتر تعریف کرد. این افراد دارای اهداف مشترک و ارتباطات کتبی یا شفاهی هستند و برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش می‌کنند؛ در واقع می‌توان گفت: جلسه، گروهی از افراد واحدهای مختلف یک سازمان است که به طور موقت یا دائم برای انجام وظایف سازمانی مشخص و مدون دور هم جمع می‌شوند.

متداول‌ترین روش برای تصمیم‌گیری، حل‌ مسائل، آموزش افراد و طرح‌ریزی پروژه‌ها و برنامه‌ها، برگزاری جلسات حضوری است. برگزاری جلسه، تأثیر شگرفی در دست‌یابی افراد به اهداف سازمانی می‌تواند داشته باشد؛ اما از طرفی یک جلسه بی‌حاصل و ناکارآمد بدون هیچ‌گونه بهره‌وری، کسالت‌بار و خسته‌کننده است و بر روی علاقه و نگرش افراد تأثیر منفی و مخرب می‌گذارد.

این مدل جلسات تأثیر مثبتی روی افراد نمی‌گذارد، همچنین باعث می‌شود تا اقدامات انجام شده جهت جذب نیروهای جدید و تازه‌نفس، شرکا و حامیان مالی با مشکلات جدی مواجه شود، البته باید بدانیم که موفقیت یک جلسه خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتد؛ بلکه به عوامل مختلفی ازجمله طرح‌ریزی مقاصد، فراهم‌آوردن تجهیزات ضروری و انتخاب افرادی که حضورشان در جلسه ضروری است، بستگی دارد. پیشنهاد ما این است که قبل از برگزاری هر جلسه به چهار سؤال اساسی پاسخ دهید:

  1. آیا برگزاری جلسه ضرورتی دارد؟
  2. آیا راهکار دیگری به‌غیر از برگزاری جلسه برای این کارها وجود ندارد؟
  3. آیا با روش دیگری به جز برگزاری جلسه می‌توان به نتیجه رسید؟
  4. اگر فقط قصد داریم در جریان کارها قرار بگیریم راهکار دیگری هم وجود دارد؟

پس از پاسخ‌دادن به این چهار سؤال، وقت آن است که جلسه سازمانی را تشکیل داده و از مدعوین دعوت کنیم به این جلسه بیایند؛ البته در این مورد لازم است تا نکاتی را رعایت نماییم تا بعداً دچار سردرگمی نشویم.

سه عضو اساسی هر جلسه

لازم به ذکر است که هر جلسه می‌تواند از سه عضو اساسی تشکیل شده باشد:

  1. هیئت‌مدیره:
    که ریاست سازمان یا مجموعهٔ شما را بر عهده دارد.
  2. منشی یا دبیر جلسه:
    که وظیفهٔ هماهنگی امور، قبل و بعد از تشکیل جلسه را بر عهده دارد.
  3. شرکت‌کنندگان:
    که همان اعضای سازمان یا مجموعه هستند و باید درباره نحوهٔ عملکرد خود در طول این مدت توضیحاتی را ارائه نمایند.

امروز در این مقاله قصد داریم به تعریف، نقش و وظایف کلیدی منشی یا دبیر جلسه اشاره کنیم. پس با ما همراه باشید و لذت خواندن این متن را از دست ندهید.

منشی جلسه چه کسی است؟

منشی جلسه کسی است که از او خواسته می‌شود تا صورت‌جلسه را تهیه کند یا اینکه به‌صورت رسمی دبیر یک سازمان یا گروه باشد. این کار ممکن است به‌صورت داوطلبانه یا با پرداخت حقوق صورت بگیرد. در این مرحله منشی دقیقاً باید بداند چه‌کارهایی را لازم است انجام دهد و به‌صورت دقیق موارد ضروری در این مورد را یادداشت‌برداری کند. یکی از مهم‌ترین نقش‌های منشی جلسه یادداشت‌برداری از جلسه است.

نقش منشی جلسه

با قاطعیت می‌توان نتیجه گرفت که نقش منشی جلسه در حقیقت پشتیبانی از فرایند جلسه است. منشی معمولاً مقدمات جلسه را آماده کرده و اسناد رسمی مربوط به تصمیم‌گیری‌های گروه که همان صورت‌جلسه است را نگهداری می‌کند. این کار ممکن است شامل نگهداری اسناد مکاتبه‌ای هم باشد.

در این قسمت باید به وظایف و مسئولیت‌هایی بپردازیم که دبیر جلسه به عهده گرفته و باید مرحله‌به‌مرحله آن‌ها را پیش ببرد.

نقش منشی جلسه

نقش منشی جلسه قبل از شروع

۱- آماده‌سازی جلسه

موارد مهمی در این‌بین هستند که منشی جلسه باید قبل از شروع از آن‌ها کسب اطلاع کرده باشد. بسیاری از این موارد را می‌توان خیلی راحت و به‌سهولت با پرسیدن چند سؤال ساده از رئیس جلسه به دست آورد و سپس اطلاعات را جمع‌آوری کرد. با ما همراه باشید تا در مورد مهم‌ترین اقدامات قبل از شروع جلسه با شما سخن بگوییم.

  1. چه کسی قرار است مقدمات این جلسه را فراهم کند؟ مواردی مانند یافتن محل برگزاری، تنظیم زمان‌های استراحت و هرگونه امکاناتی که واجب است در دسترس باشند. همهٔ این موارد بر عهدهٔ منشی یا دبیر جلسه است و اوست که باید این شرایط را آماده کند.
  2. چه کسی مسئول تهیهٔ دستور جلسه است؟ مثلاً هر رئیسی اولویت‌های خاص خودش را دارد. این مورد هم جزو وظایف منشی جلسه است و البته که با کمک رئیس جلسه ایجاد می‌شود، ممکن است افراد دیگری هم از سوی سازمان، امکان افزودن آیتم‌های دیگری به دستور جلسه را داشته باشند.
  3. منشی جلسه قبل از شروع باید با رئیس و سایرین صحبت کند و اطمینان حاصل نماید که در این جلسه، موارد اضافی وجود ندارد. اگر چنین چیزی بود باید در صورت امکان، موارد اضافی را به جلسهٔ بعد موکول نماید. منشی جلسه همچنین باید مواردی که در گزارش کتبی پوشش داده می‌شوند را هم مشخص کند.
  4. منشی جلسه باید معین کند که چه نوع صورت‌جلسه یا یادداشتی موردنیاز است؟ آیا باید یک صورت‌جلسهٔ رسمی فراهم کند که کاملاً مشخص می‌کند چه چیزی توسط چه کسی عنوان شده است یا اینکه صرفاً نکاتی کوتاه و مختصر در مورد اقدامات مورد توافق را باید بیان کند؟ و اینکه بعد از پایان جلسه چقدر زمان برای تهیه صورت‌جلسه و یادداشت در دست است؟
  5. پروسهٔ انتشار این یادداشت‌ها به چه شکل است؟ برخی از رؤسای سازمان‌ها عادت دارند قبل از شروع جلسه، یادداشت‌ها را مطالعه کرده و تأیید کنند؛ درحالی‌که برخی دیگر از رؤسا ترجیح می‌دهند که آن را هم زمان به چندین شرکت‌کنندهٔ کلیدی بفرستند.
  6. اگر بار اول است که نقش منشی جلسه را به عهده گرفته‌اید، باید بدانید چه کسانی قرار است در جلسه حضور یابند؟ این افراد نمایندهٔ کدام سازمان‌ها هستند؟ چه مسائلی در جلسات قبلی مطرح شده‌اند؟ این موضوع به شما کمک می‌کند تا در جریان امور قرار بگیرید. شما می‌توانید این کار را با بررسی کردن صورت‌جلسه‌های گذشته و یا با پرسش از رئیس جلسه در مورد مواردی که قرار است مورد بحث قرار بگیرند انجام بدهید.
  7. منشی جلسه همچنین مسئول ارسال اوراقی برای جلسه است. این اوراق شامل دستور جلسه، صورت‌جلسهٔ گذشته و هر مطلب دیگری برای کسب اطلاعات است.

۲-روز جلسه

در روزی که قرار است جلسه برگزار شود، مواردی وجود دارند که منشی جلسه باید آن‌ها را رعایت کند.

  1. مطمئن شوید که می‌دانید چه کسانی قرار است در جلسه شرکت نمایند. اگر ساختمان دارای مأمورین امنیتی باشد، لازم است شما فهرستی از افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند را به آن‌ها ارائه بدهید.
  2. شما به‌عنوان یک منشی جلسه باید خودتان را از بقیه افراد، زودتر به محل موردنظر رسانده تا ببینید آیا همه چیز مرتب است یا خیر؟ اگر مسئولیت مقدمات جلسه را هم بر عهده دارید، باید اطمینان یابید که همه چیز آماده است؛ مثلاً این که آیا اتاق جلسه به‌درستی آماده شده یا خیر؟ تمام تجهیزات مورد نیازتان به‌درستی کار می‌کنند یا نه؟ آیا به اندازهٔ مدعوین صندلی وجود دارد یا نه و تغذیه و لوازم پذیرایی در دسترس هستند؟
  3. شاید مایل باشید محل نشستن افراد را خودتان تعیین نمایید و یا اینکه صندلی‌ها را طبق چیدمان خاصی بچینید. این کار تفاوت‌های مثبتی در جلسه ایجاد می‌کند. شما باید صندلی‌ها را به‌گونه‌ای چیدمان کنید که رئیس جلسه در مرکز قرار بگیرد و شما هم در کنار او باشید.
  4. قبل از شروع جلسه مطمئن شوید که تعداد زیادی کپی از کاغذها وجود دارند تا به کسانی که همراهشان کاغذ نیاورده‌اند آن را ارائه دهید. اگر تعداد کاغذهای فراهم شده زیاد است، بهتر است که آن‌ها را در یک پوشه قرار بدهید و بر اساس شمارهٔ صفحه یا بخش موردنظر به ترتیب تنظیم کنید تا مدعوین بتوانند به‌راحتی و سهولت، کاغذهای مربوط به بحث موردنظر را بیابند.
  5. اگر از آیکن یا مدال‌های نام برای افراد مختلف در جلسه استفاده می‌کنید، آن‌ها را بر روی یک تابلو به ترتیب حروف الفبا قرار بدهید تا شرکت‌کنندگان هنگام ورود به مجلس بتوانند به‌راحتی آن‌ها را انتخاب نمایند. در ادامه همین مطلب به بررسی دیگر موارد نیز می‌پردازیم.

۳- تهیهٔ صورت‌جلسه

۴- خوش آمد گویی و معرفی

صورت‌جلسه باید شامل یک لیست از افرادی باشد که در جلسه حضور دارند و همچنین عذرخواهی افرادی که نتوانسته‌اند در این جلسه حضور پیدا کنند. می‌توانید یک برگهٔ حضور و غیاب تهیه نمایید و از مدعوین بخواهید تا نام خود، نام سازمان و جزئیات تماسشان را در این برگه به‌نوبت یادداشت نمایند و با این کار در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنید. اگر کسی غایب بود می‌توانید عذرخواهی او را به دلیل عدم حضورش در جلسه یادداشت نمایید. بعضی از افراد، دیگران را به‌عنوان نماینده شرکت و به‌جای خود به جلسه می‌فرستند و از جانب آن شخص از شما عذرخواهی می‌کنند.

۵- موضوع اصلی

یادداشت‌برداری شما از جلسه به این موضوع بستگی دارد که صورت‌جلسه چقدر رسمی باشد. اگر شما فقط خلاصه‌ای از نکات عملی و بحث مطرح شده را گزارش می‌کنید، می‌توانید به گفتگوی جلسه گوش کرده و سپس در پایان، آن را خلاصه‌نویسی کنید.

برای یادداشت‌برداری بهتر است از قبل با رئیس جلسه مشورت کرده و از او نظرخواهی کنید که با چه شیوه‌ای قرار است خلاصه‌برداری نمایید؟ مثلاً آیا قرار است کاغذ و قلمی در دست داشته و نکات مهم را یادداشت کنید یا اینکه باید با استفاده از لپ‌تاپ این کار را انجام بدهید؟

نکاتی که می‌تواند برای نوشتن صورت‌جلسه مفید باشد
  1. به‌جای کامل نوشتن کلمات در حوزهٔ کاری خود می‌توانید از مخفف به‌جای آن‌ها استفاده کنید. با این کار روند نوشتن شما سرعت بیشتری هم پیدا می‌کند.
  2. برای اشاره کردن به سخنرانان خاصی در حین جلسه می‌توانید از نام خود آن شخص استفاده کنید؛ در غیر این صورت می‌توانید از سازمان او نام ببرید.
  3. در مورد یک موضوع اگر چندین نفر هم‌نظر بودند، می‌توانید بنویسید x, y موافق بودند.

۶-حمایت و پشتیبانی از جلسه

همان‌طور که می‌دانید وظیفهٔ هدایت و مدیریت جلسه بر عهدهٔ رئیس شرکت است، اما خود منشی جلسه هم می‌تواند در این زمینه کمک‌هایی بکند؛ مثلاً چه کمک‌هایی؟ با ما همراه باشید در این مورد هم، مواردی را برای شما بگوییم.

  1. روی کاغذی کوچک مسائل مربوط را همراه با زمان‌بندی آن‌ها ذکر کنید و به‌آرامی مقابل رئیس شرکت قرار دهید. به‌غیر از این مسائل، می‌توانید در مورد مشکلات احتمالی هم روی برگه یادداشت کنید یا این که زمان صرف قهوه یا چای را به اطلاع مدیر خود برسانید.
  2. از بحث‌های مطرح شده در جلسه، خلاصه‌ای تهیه کنید. این کار وقتی مفید است که افراد حاضر در جلسه، نظراتی مشابه با بقیه مدعوین مطرح می‌کنند.
  3. اگر شما به‌عنوان یک منشی جلسه موضوعی را درک نکردید، احتمال بدهید دیگران هم قادر به درک آن موضوع نشده‌اند؛ بنابراین آن را شفاف‌سازی کنید؛ چرا که برای تهیه صورت‌جلسه، اول‌ازهمه باید درک کامل و جامعی از موضوعات داشته باشید.
  4. اگر اقدامی در جلسه به تصویب رسید، باید بررسی کنید که چه کسی می‌خواهد آن اقدام را انجام بدهد. در بعضی جلسات احتمال دارد روی اقدامات ضروری تاکید بشود؛ اما مسئولیت انجام آن را به کسی محول نکنند؛ بنابراین شما به‌عنوان دبیر جلسه باید مطمئن شوید که چنین اتفاقی رخ نمی‌دهد، البته به‌عنوان منشی جلسه بهتر آن است که این موضوعات را با رئیس خود در میان بگذارید تا مطمئن شوید مداخلات شما با استقبال مواجه خواهد شد.
  5. گاهی اوقات ممکن است بحث‌های جذاب در سر جلسه حواس شما را از یادداشت‌برداری پرت کند و نکات مهمی را از دست بدهید یا این که اصلاً فراموش کنید چیزی را یادداشت نمایید، یادتان باشد شما همواره باید روی وظیفهٔ خود متمرکز بمانید؛ چرا که رئیس جلسه ممکن است هر زمان از شما خلاصه‌ای از جلسه را طلب کند.

وظایف منشی جلسه

در این‌بین شاید مهم‌ترین وظیفهٔ منشی جلسه این باشد که از اجرای درست فرایند جلسه اطمینان حاصل نماید و اما وظایف دیگر او عبارت‌اند از:

  1. تهیهٔ فهرستی از افرادی که باید در این جلسه حاضر شوند.
  2. ایجاد هماهنگی‌های لازم برای انتخاب زمان مناسب
  3. تهیه کردن دستور جلسه و ارسال آن برای بقیهٔ اعضا
  4. سایر پیگیری‌های قبل از جلسه: مثلاً اینکه فضای مناسب، امکانات و لوازم موردنیاز تهیه شده است یا خیر؟
  5. تعیین‌کردن زمان‌بندی صحیح و اصولی برای جلسه
  6. کمک‌کردن به ادارهٔ جلسه
  7. پیگیری‌های ضروری بعد از جلسه

گاهی ممکن است در برخی جلسات تعداد افراد حاضر بیشتر باشد؛ از این‌رو لازم است نام و اطلاعات منشی جلسه در دستور جلسه ثبت بشود تا همهٔ افراد بتوانند با او هماهنگ شده و از این طریق پیگیری‌های لازم را انجام دهند. همهٔ اینها نکاتی است که منشی را در ادارهٔ بهتر یک جلسه یاری می‌کند.

وظابف منشی جلسه

چه خوب است بدانید نقش منشی جلسه تازه بعد از پایان جلسه واقعاً آغاز می‌شود، شاید برایتان عجیب باشد و بپرسید چگونه چنین چیزی ممکن است. با ما همراه باشید تا در این باره هم به شما مطالبی ارزنده بگوییم:

نقش کلیدی دبیر جلسه پس از پایان جلسه

  • شما باید در اسرع‌وقت بعد از پایان جلسه، صورت‌جلسه را بنویسید؛ چرا که یادداشت‌هایتان بعد از پایان جلسه ممکن است واضح و شفاف باشد، اما بعد از یک روز یادداشت‌ها برایتان مبهم خواهد بود. بعد از دو هفته حتی در مورد حضورتان در جلسه هم شک خواهید کرد.
  • مطمئن شوید تمام نکات مهم و کلیدی بحث، اقدامات مورد توافق، تصمیمات اخذ شده به همراه اسم فردی که مسئول انجام آن اقدام است را در صورت‌جلسه ذکر کنید؛ در واقع صورت‌جلسه باید مطابق با دستور جلسه باشد. حتی اگر فردی یک موضوع قدیمی را در جلسه موردبحث قرار می‌دهد، شما باید آن بحث را جزو آیتم‌های دستور جلسهٔ اصلی قرار بدهید.
  • به این نکته دقت کنید که صورت‌جلسه‌ها معمولاً به‌صورت مجهول و در زمان گذشته نوشته می‌شوند، به‌ویژه صورت‌جلسه‌های رسمی؛ مثلاً برای چیزی که قرار است اتفاق بیفتد، به‌جای خواهد شد باید از فعل شود استفاده کنید.
  • برای اشاره کردن به کسانی که در جلسه سخنرانی می‌کنند، می‌توانید از نام و نام خانوادگی یا حروف اول نام و نام خانوادگی افراد استفاده کنید. این کار به سلیقهٔ خود شما بستگی دارد. اگر تازه‌کار هستید یا به‌تازگی به سازمان وارد شده‌اید، می‌توانید با رئیس جلسه مشورت کرده و از او نظرخواهی کنید یا این که به ‌صورت‌جلسه‌‌های گذشته نگاه کنید تا ببینید چگونه نوشته شده‌اند و از روش همیشگی برای این کار استفاده کنید تا همهٔ صورت‌جلسه‌ها یک‌دست و شبیه به هم باشند.
  • قبل از انتشار صورت‌جلسه می‌توانید از یک یا دو نفر برای بررسی قبل از انتشار آن کمک بگیرید، خصوصاً اگر تازه‌کار هستید. یکی از این افراد می‌تواند رئیس جلسه باشد. اگر رئیس، صورت‌جلسهٔ شما را تأیید کند می‌توانید آن را به شکلی گسترده برای شرکت‌کنندگان دیگر هم ارسال کنید و در صورت نیاز در وب‌سایت شرکت هم منتشر نمایید.

اکنون وقت آن است که به مطلبی مهم اشاره نماییم و بگوییم یک منشی جلسه خوب چه خصوصیاتی باید داشته باشد تا بتواند در پوزیشن خود موفق عمل کند؟

قبل از هر چیز، منشی جلسه لازم است بداند که باید از کارش لذت ببرد. اگر قرار است یک منشی به شغلش به‌عنوان وظیفه نگاه کند و فقط منتظر سرآمدن ماه باشد تا حقوقی دریافت نماید، از این کار لذت نخواهد برد و چه‌بسا حال خوبی هم نخواهد داشت؛ ازاین‌رو منشی لازم است در این دیدگاه بازنگری کرده و با عشق و علاقه کارهای خود را انجام بدهد تا بتواند بهترین بهره‌وری و بازدهی را از خود به جا بگذارد. در این حالت خستگی جسمی و روحی هم کمتر بر او غلبه خواهد کرد.

نقش کلیدی دبیر جلسه

معیارهای انتخاب منشی جلسه

۱-وقت‌شناسی

مهم‌ترین عامل در بالابردن اعتبار شما نزد مدیرتان وقت‌شناسی است؛ ویژگی مهم و ضروری که لازم است یک منشی هوشمند داشته باشد تا بر اعتبار خود بیفزاید. تصور کنید در یک قرار دوستانه، نیم ساعت منتظر نشسته‌اید و دوستتان هنوز از راه نرسیده است.

در آن لحظه حس خوشایندی را تجربه نخواهید کرد؛ چه‌بسا ناراحت و رنجیده خاطر شوید و یا حتی تصور کنید که مورد بی‌احترامی قرار گرفته‌اید؛ از این‌رو، وقت‌شناسی از جمله صفت‌هایی است که در کارهای اداری باید بسیار موردتوجه قرار بگیرد و نمی‌توان ساده از کنار آن گذشت.

۲-آموزش‌دیده و ماهر

همهٔ ما می‌دانیم که یک شخص آموزش‌دیده و زبده به‌راحتی می‌تواند در مصاحبه استخدام شود و نزد مدیر مجموعه اعتبار پیدا کند. این فرد بر توانایی‌های خود آشنایی و اشراف کامل دارد. نقاط قوت خود را به‌خوبی می‌شناسد و می‌داند اکنون قرار است چه کاری انجام دهد.

۳-همیشه مانند یک شکارچی عمل کنید

شاید در مستندهای مربوط به حیات‌وحش، عقابی دیده باشید که قصد شکار پرنده‌ای کوچک را داشته باشد. او کاملاً طعمهٔ خود را زیر نظر می‌گیرد و از همهٔ اتفاقاتی که در اطراف شکارش صورت می‌گیرد باخبر است. در سکوت به انتظار می‌نشیند تا بتواند در فرصتی بسیار مناسب به طعمه نزدیک شود. این مثال می‌تواند مثال بسیار جالبی برای تمرکز و هوشیاری یک منشی جلسه موفق و هوشمند باشد، چگونه؟

یک منشی باید از تمامی رویدادهای پیرامون خود اطلاع داشته باشد. اطلاعات مربوط به هر جلسه، تماس‌های کاری و غیره. همهٔ این‌ها مسائلی است که مدیرعامل از منشی خود روزانه درخواست می‌کند و منشی باید برای پاسخ‌گویی به آن‌ها آمادگی کامل داشته باشد.

۴-داشتن احساس رضایت

در این قسمت منظور ما رضایت‌مندی مشتری است نه منشی. همان‌طور که می‌دانید هدف غایی و نهایی یک مجموعه، ایجاد حس رضایت‌مندی در مشتری است؛ بنابراین یک منشی خوب می‌تواند با بهره‌گیری از لحن و بیان مناسب و رسیدگی به‌موقع به مشکلات مراجعین این حس را در آن‌ها ایجاد کرده و تقویت کند. همین که مشتری بداند شما برای حل مشکلات او در تلاش هستید، برایش کافی است.

۵-داشتن ظاهر حرفه‌ای

همهٔ ما می‌دانیم داشتن یک ظاهر مناسب تا چه اندازه می‌تواند در یک شغل یا پوزیشن اجتماعی مؤثر باشد؛ در واقع می‌توان به‌راحتی نتیجه گرفت که ظاهر یک فرد بیانگر شخصیت اوست. اگر برای شغل خود و موفقیت در آن اهمیت زیادی قائل هستید، سعی کنید تا پوششی مناسب انتخاب نمایید.

۶-صبور باشید

گاهی اوقات فضای کاری شما بسیار شلوغ و متشنج می‌شود. تلفن‌های کاری مکرر، سؤالات تکراری مراجعین، شلوغی و ازدحام جمعیت، همهٔ این عوامل ممکن است که آرامش و آسایش شما را به هم بریزد؛ اما به‌جای اینکه صبر و بردباری خود را ازدست‌داده یا عصیانی شوید، بهتر آن است که بر پیداکردن راه‌حل تمرکز کنید.

حتی می‌توانید در این باره با مدیرعامل خود صحبت کرده و از او نظرخواهی کنید. احتمالاً را همکارهای خیلی خوبی وجود دارد تا از تنش و اضطراب شما کم شود.

۷-حافظهٔ خوبی داشته باشید

داشتن حافظه کافی نیازمند تمرکز کردن روی یک هدف نهایی است. بهترین کارمندان و منشی‌ها کسانی هستند که مشکلات کار را به خانه نمی‌آورند یا برعکس مشکلات درون خانه را به محیط کار وارد نمی‌کنند و قادر هستند این دو را از هم تفکیک نمایند.

ممنون که تا انتهای این مقاله، همراه ما بودید. از شما دعوت می‌کنیم که نظرات و سوالات خود را در مورد این مبحث، در قسمت نظرات، با ما در میان بگذارید.