13 دقیقه

برای هر کدام از ما بارها و بارها اتفاق افتاده که در برهه‌ای از زندگی شخصی‌مان به فکر یافتن شغلی مناسب افتاده‌ایم و حتی گاهی با خودمان به این نتیجه رسیده‌ایم که می‌توانیم منشی‌گری را به عنوان شغل خود انتخاب کنیم؛ چرا که صاحبان حرف، مشاغل و مدیر عاملان شرکت‌ها همیشه به یک منشی برای سر و‌سامان دادن به امور‌شان احتیاج دارند. شاید در تصور عام یک منشی، کسی است که فقط به تماس‌ها و تلفن‌ها پاسخ می‌دهد و قرارها و ملاقات‌های کاری را تنظیم می‌نماید؛ اما در‌حقیقت این فقط بخشی از وظایف یک منشی است و کارهای او به مراتب فراتر و بزرگ‌تر از جواب دهی به تلفن‌ها و منظم‌کردن قرار‌های کاری‌ست.

اگر شما هم خواهان این هستید تا در این باره بیشتر بدانید پس با ما تا پایان این مقاله همراه باشید. آن چه مسلم است این است که یک منشی باید  منعکس کننده‌ی یک تصویر خوب و موجه در ذهن همه‌ی مردم باشد.  شاید بارها به جایی رفته‌ایم و با منشیانی برخورد کرده‌ایم که رفتاری سرد و به دور از انتظار داشته‌اند و آنقدر نوع برخورد آن‌ها ما را تخت تاثیر قرار داده که دیگر حاضر نشدیم برای بار دوم به همان مکان مراجعه کنیم. این است که باقی گذاشتن یک خاطره‌ی خوش، رفتاری گرم، دوستانه و مهربانانه با مراجعین هرگز کهنه و قدیمی نمی‌شود. قبل از وارد شدن به این بحث مفصل و البته جالب خوب است بدانیم منشی کیست؟

تعریف منشی: منشی در لغت به معنی ابداع کننده و به وجود آورنده است. در واقع منشی به شخصی گفته می‌شود که سازمان، شرکت، اداره یا حتی خود شخص او را استخدام می‌کند. منشی‌ها در شغل خود باید توانایی برقراری ارتباط با هر قشری از جامعه را داشته باشند. منشی‌ها باید از دایره‌ی لغات خوب، رفتار اجتماعی مناسب و روابطی در سطح شان سازمان خود برخوردار باشند. یکی از نکات مهم در استخدام یک منشی، حفظ آراستگی و رعایت پوشش اداری متعارف است.

بازار کار منشی و وضعیت استخدام:

همان‌طور که می‌دانید منشی‌ها می‌توانند در یکی از شرکت‌ها، سازمان‌ها، اداره‌ها یا مطب پزشکان استخدام شوند. ساعات کاری یک منشی با توجه به مکانی که در آن مشغول به کار است با دیگری متفاوت است. لازم به ذکر است که هر چه قدر توانایی‌های دفتری، فنی، ارتباطی و اجتماعی یک منشی بیشتر باشد، شانس بیشتری دارد که در استخدام موفق شود. با این تفاسیر شاید این شغل به نظرمان بسیار ساده و دست یافتنی باشد. اما حقیقت ماجرا اینجاست که شغل منشی‌گری هم مثل مشاغل دیگر سختی‌های خودش را دارد و توانایی‌های بسیار زیادی را می‌طلبد. امروزه با توجه به پیشرفت تکنولوژی و سرعت ارتباطات و دنیایی که با تغییرات عدیده و شگرفی روبه روست، به جرات می‌توان گفت منشی‌گری مهارت‌های بسیار زیادی را طلب می‌کند که در این مقاله آن‌ها را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت.

مهارت‌های منشی را به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم می‌کنیم که هر یک بحث مربوط به خودش را دارد.

مهارت‌های عمومی:

1- توانایی برقراری ارتباط در محیط کار و روابط عمومی بالا

2- پوشش و ظاهر مناسب و به هنجار در محیط کار

3- اعتماد به نفس بالا داشتن در ملاقات‌های حضوری یا حتی تماس‌های تلفنی

4- قدرت سازگاری با موقعیت‌های متفاوت

5- صمیمی و خوش برخورد بودن و رفتار اجتماعی مناسب

6- چک کردن هر روزه تقویم و داشتن اطلاعات قوی

7- متعهد بودن و راز‌داری

8- انضباط کاری و وقت‌شناسی

مهارت‌های تخصصی:

1- توانایی مدیریت زمان

2- توانایی برنامه‌ریزی در محیط کاری و هماهنگی فعالیت‌ها با هم

3- آشنایی با تشریفات اداری و آداب معاشرت

4- توانایی بایگانی کردن اطلاعات، فایل‌ها و پرونده‌ها

5- اصول گزارش‌نویسی و مکاتبات اداری

6-  داشتن حافظه‌ی فعال و قوی و دقت و توجه به جزئیات

7- دارا بودن اطلاعات کافی راجع به سازمان و اداره‌ای که در آن مشغول  به کار است.

8- آشنایی با برنامه‌های آفیس کامپیوتری  و توانایی تایپ کردن ایمیل‌ها و نامه‌ها

9- آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

اگر شما هم فردی منظم و منضبط هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نمی‌گردید، شغل منشی‌گری برای شما شغل خوب و مناسبی خواهد بود. منشی را مسئول دفتر هم می‌نامند به معنی کسی که توسط سازمان یا شخصی استخدام می‌گردد و از عهده‌ی وظایفی مثل نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها، تایپ متون فارسی و انگلیسی، هماهنگ کردن جلسات کاری و برنامه‌های مختلف شرکت بر می‌آید.

در بعضی از شرکت‌ها نقش مسئول دفاتر به عنوان منشی پررنگ‌تر است چرا که آن‌ها علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، پاسخ به مراجعین حضوری و تلفنی و هماهنگی داخلی کارکنان هم می‌پردازند. به طور سنتی و طبق تحقیقات انجام شده، خانم‌ها علاقه‌ی بیشتری به پذیرش شغل منشی‌گری نسبت به آقایان دارند؛ بنا‌بر‌این درصد بیشتری از منشی‌ها را خانم‌ها تشکیل می‌دهند.

یک منشی متعهد باید بتواند فشار کاری را که در بعضی مواقع سال مثل نزدیک شدن سال نو وجود دارد تحمل کند و با صبر و بردباری شرایط را به خوبی و آرامی پیش ببرد. یک منشی مستعد باید توانایی گفتاری و نوشتاری خیلی خوبی هم داشته باشد. اکثر منشی‌ها به صورت تمام وقت در دفاتر اداری مشغول به کار هستند. شاید شما هم یکی از علاقه‌مندان به شغل منشی‌گری باشید و بخواهید بدانید برای انتصاب این شغل چه مهارت‌هایی را باید داشته باشید و در چه زمینه‌ای باید تحصیل کرده باشید؟ آیا صرف دارا بودن مدرک تحصیلی در هر رشته‌ای مجوز ورود به این شغل را به ما می‌دهد یا بهتر است در رشته‌های تحصیلی مرتبط آموزش دیده باشیم؟ بهتر است برای پاسخ دهی به این سوالات، اندکی وارد ریز وظایف یک منشی شویم و جزییات آن را با هم بررسی کنیم. پس همراه ما باشید و ادامه‌ی مقاله را از دست ندهید.

 

 

 

دانش و مهارت‌های مورد نیاز یک منشی یا سر‌دفتر

1- مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب: به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت و مخصوصا مدیریت ارشد

2- مهارت سازمان دهی برنامه‌ها و مدیریت زمان: یک منشی توانا باید بتواند جلسات کاری مختلف را با حضور هیئت مدیره و برخی کارمندان خاص هماهنگ کند.

3- مهارت در تایپ سریع و کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری در سطح متوسط

4- آشنایی با دستور زبان فارسی و نحوه‌ی نامه‌نگاری: در خیلی از شرکت‌ها و سازمان‌های اداری نامه‌ها توسط منشی‌های گرامی تایپ و آماده می‌شود.

5- توانایی کار تیمی: منشی یا مسئول دفتر در اکثر شرکت‌ها بیشترین ارتباط را با کارکنان داخل یا خارج از شرکت به عهده دارد؛ بنابراین لازم است که بتواند با آن‌ها تعامل و ارتباط مثبت و سازنده‌ای داشته باشد.

6- راز‌داری: از آن جایی که منشی نزدیک‌ترین شخص به مدیر شرکت است و در جریان همه‌‌ی اخبار و اطلاعات سازمان یا شرکت قرار دارد، باید راز‌دار و امانت‌دار باشد و بتواند با تقویت این خصیصه اعتماد و اطمینان مدیر را جلب کند.

بازار کار منشی یا سر‌دفتر: ممکن است شما به عنوان یک منشی در یک دفتر یا سازمان مشغول به کار شوید اما با نشان دادن استعداد و توانایی خود ارتقا گرفته و به رده‌های کارشناس یا مسئول امور اداری دست یابید.  همه چیز بستگی به نوع کار و فعالیت شما دارد. شاید همیشه مجبور نباشید در این سمت باقی بمانید و بتوانید با اندکی دقت و سخت‌کوشی و البته داشتن پشتکار بر میزان موفقیت‌های شغلی خود افزوده و آینده‌تان را بسازید.

در خصوص بازار کاری منشی‌گری در ایران آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است تا ما بتوانیم با قطعیت در این زمینه نتیجه‌گیری کنیم اما به طور کلی می‌توان گفت: با توسعه‌ی کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت‌ها هم افزایش می‌یابند و کار‌آفرینی بهبود پیدا می‌کند، باعث می‌شود تا نیاز مدیران و صاحبان حرف و مشاغل به شغل منشی‌گری بیشتر و بیشتر شود. از این جهت بازار کاری خوبی برای افرادی فراهم می‌شود که تمایل دارند به این شغل وارد شوند. با ما همراه باشید تا در کنار هم به چند سوال اساسی که ممکن است در ذهن هر یک از ما وجود داشته باشد پاسخی کوتاه و مختصر بدهیم.

1- چرا اکثر منشی‌ها خانم هستند؟ کمتر مواقعی پیش آمده که ما به جایی رفته باشیم یا درخواستی داشته باشیم اما با یک منشی مرد روبه رو شویم. هر وقت و در هر موقعیتی این منشی‌های خانم هستند که پاسخ‌گوی ما بوده‌اند. دلیل آن هم به علائم روان شناختی بر‌می‌گردد. روان‌شناسان بر این عقیده هستند که خانم‌ها نسبت به آقایان شخصیتی مطیع‌تر دارند و کمتر دوست دارند دستور بدهند از این رو می‌توانند در این شغل باقی بمانند.

2- انواع شغل منشی چیست؟ منشی‌ها در زمینه‌های گوناگون کاری از جمله مطب‌ها، آموزشگاه‌های زبان و اداره‌ها فعالیت می‌کنند.

3- درآمد منشی چقدر است؟ درآمد منشی‌ها با توجه به شرکت و جایی که در آن کار می‌کنند از یک میلیون تا ده میلیون تومان متغیر است.

شاید در ذهن‌تان این سوال به وجود بیاید که آیا پذیرایی از مهمانان هم در زمره‌ی وظایف یک منشی قرار دارد؟ باید بگوییم این کار به شکل معمول جزو وظایف منشی حساب نمی‌شود و در گروه دسته‌بندی‌های مسئولیت‌های یک منشی وجود ندارد؛ اما با این حال شاهد این موضوع هستیم که خیلی از مدیران چنین چیزی را از منشی خود درخواست می‌کنند. البته پذیرایی از یک یا دو مهمان نباید کار چندان سختی باشد؛ اما شاید همین موضوع هم به مذاق خیلی از منشی‌ها خوش نیاید. از طرفی هم خود مدیران برای کاهش هزینه‌ها و عدم استخدام نیروهای متخصص انسانی این انتظارات را از منشی‌ها دارند.

در این مقاله هم به منشیان و هم به مدیران توصیه می کنیم تا قبل از عقد قرارداد در این باره به توافق برسند تا بعدها مشکلی پیش نیاید. انجام این امر اگر با توافق قبلی باشد می‌تواند مشکلات زیادی را از بین ببرد. می‌توان همین مورد را به طور جداگانه به مجموعه وظایف یک منشی اضافه کرد تا در آینده هم سوء تفاهمی پیش نیاید. در پایان این مقاله باید به اهمیت استفاده از تنظیم یک قرار داد بین مدیر و منشی صحبت کنیم.

اهمیت استفاده از قرارداد برای استخدام منشی در جهت منشی‌گری در سازمان‌ها: تنظیم قرار داد یکی از موار‌دی است که شاید در اکثر مواقع از چشم کاربران دور بماند؛ اما منشی بر خلاف سایر کارمندان به عنوان یک پست ویژه دارای نمونه قرارداد استخدام مجزا و متمایز است. این موضوع به این معنی است که هر چند در قرارداد استخدام سایر کارمندان به عنوان کسی که پستی ویژه را دارد دارای قرار‌داد استخدام متمایز و مجزا است. در واقع در قرار‌داد استخدام سایر کارمندان بند‌هایی مربوط به مسئولیت‌های مختلف وجود دارد که با هم متفاوت است. اما برای بیشتر آن‌ها می توان از یک نمونه قرارداد کمک گرفت. این در حالی ست که در قرار‌داد استخدام منشی، سند متنی به صورت جداگانه تنظیم شده است که این موضوع نشان از اهمیت این شغل دارد.

البته اهمیت استفاده از این نوع قرارداد‌ها هم برای کسب و کارها و شرکت‌ها و هم برای استخدام منشی اهمیت ویژه‌ای دارد. از این رو باید در روز عقد قرار‌داد توجه ویژه‌ای به آن مبذول دارید. این کار هم برای انجام به موقع مسئولیت‌ها و هم برای موار‌دی مانند محر‌مانگی و عدم‌افشای اطلاعات امری بسیار ضروری و حائز اهمیت خواهد بود.