اصولاً یک شرکت یا مجموعه، برای داشتن تمرکز بیشتر بر روی فعالیت و تولید اصلی خود، یک سری از کارها را به عهده شخص یا شرکت ثالثی طبق یک قرارداد می‌گذارد،که به این کار برون سپاری گفته می‌شود.

برون سپاری، یک استراتژی کسب و کار است که از سال ۲۰۰۹ و با انتشار کتابی به نام « هفته‌ی کاری چهار ساعته »  به دنیا معرفی شد. بر اساس مطالب این کتاب اولین بحث های علمی و کاربردی در مورد ایجاد خودکار سازی فرایند کسب و کار یا BPA یا برون سپاری به صاحبان کسب و کار معرفی شد و با استقبال خوبی از سمت صاحبان کسب و کار رو به رو گردید.

خیلی از شرکت‌ها و مجموعه‌ها با اجرای برون‌سپاری و دیدن عملکرد فوق‌العاده آن در پیشرفت روند کسب و کار شگفت زده شدند و خیلی‌ها هم در اجرای آن شکست خوردند. برون سپاری اصولی دارد که باید آنها را یاد گرفت و در راستای این اصول به اجرای فرآیند برون‌سپاری پرداخت.

هر شرکتی که در حال رشد و پیشرفت باشد، حتماً به استخدام نیروهای بیشتر و مدیریت کارهای بزرگتر احتیاج دارد، برون سپاری در این مرحله به یاری شرکت‌ها و صاحبان کسب و کار می‌شتابد.

معمولاً فرایند برون سپاری در مورد کارهایی مثل : حسابداری، بازاریابی، بسته بندی، پشتیبانی مشتری، طراحی و گرافیک، استخدام متخصصین بازاریابی در شبکه های اجتماعی و … صورت می‌گیرد.

برون سپاری به دو دسته تقسیم می‌شود :

برونسپاری بک آفیس ( Back office ( : این نوع برون‌سپاری شامل فرآیندهای درون دفتر پشتیبانی می‌شود ؛ مثل خرید، حقوق، صورتحساب و … .

برون سپاری فرانت آفیس ( front office ( : این نوع برون‌سپاری شامل فرآیندهای جلوی صحنه سازمانی یا جلوی دفتری، مثل خدمات مربوط به بازاریابی، مشتریان و پشتیبانی فنی می‌شود.

اصول برون سپاری

برای اینکه یک شرکت در اجرای فرآیند برون‌سپاری دچار شکست نشود، باید اصولی را در انتخاب افراد و مدیریت کارها رعایت کند تا یک خروجی باکیفیت و بهتر از قبل ارائه بدهد.

۱_ پیش‌بینی مالی

وقتی که شما به عنوان یک شرکت تصمیم به برون سپاری می‌گیرید، باید هزینه‌های ناشی از آن را نیز در نظر گرفته و از قبل در قراردادی که می‌بندید بر سر آن توافق کنید. دانستن اینکه آیا شما از پس هزینه‌های برون‌سپاری بر می‌آیید، برای موفقیت آن برون‌سپاری بسیار مهم است.

توجه داشته باشید که برون‌سپاری معمولاً باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود، مثلا شما به جای خرید یک دستگاه گران برای انجام دادن گوشه‌ای از کارتان، آن کار را با عقد قراردادی با هزینه کمتر، به شرکتی دیگر که آن دستگاه را دارد می‌سپارید.

۲_ استخدام افراد قابل اعتماد و با روحیه‌ی همکاری

معمولا وقتی برون سپاری صورت می‌گیرد به دلیل مشغله‌های زیاد، پیگیری به صورت حداقل انجام می‌شود و این خروجی کار است که مورد بررسی قرار می‌گیرد نه مراحل انجام کار؛ پس بهتر است افرادی را برای برون سپاری استخدام کنید که یا سابقه انجام برون‌سپاری داشته باشند و یا به شما این تضمین را بدهند که همان قدر که شما به کیفیت کار یا محصول مورد نظر به اهمیت می‌دهید، آنها هم اهمیت می‌دهند. اگر شما کاری را برون‌سپاری کنید و به جای تحویل گرفتن خروجی با کیفیت مورد نظرتان، کاری کم ارزش و غیر قابل ارائه به مشتری تحویل بگیرید، در عوض پیشرفت ، پسرفت خواهید کرد در حالی که پولتان را هم از دست داده‌اید.

۳_ مدیریت برون‌سپاری ها

شما به عنوان صاحب یک شرکت و صاحب کاری که برون‌سپاری کرده‌اید، باید علاوه بر مدیریت کارهای روتین شرکت به کارهای برون‌سپاری شده نیز نظارت داشته باشید! کارهای برون‌سپاری شده می تواند خارج از شرکت شما یا درون شرکت شما انجام شوند؛ مثلاً در برهه‌ای از زمان شما با مشکل کمبود تقاضا برای کالاهای تان مواجه شده اید، در همین راستا یک بازاریاب متخصص در حوزه کاری تان را برای مدتی استخدام می‌کنید تا کالای شما را به بازار معرفی کرده و نسبت به آن تقاضا ایجاد کند، در این صورت شما باید نسبت به عملکرد و نتیجه کار این فرد، امادگی نشان داده و تقاضاها را مدیریت کرده و به خوبی محصول و کارتان را به مشتری ارائه دهید تا زحماتتان هدر نرفته باشد.

۴_ استفاده از شبکه‌های اجتماعی

اینکه شما برند خود را در شبکه‌های اجتماعی بشناسانید و با مخاطبین‌تان در این شبکه‌ها ارتباط برقرار کنید، خود نوعی برون سپاری است. با این کار پس از مدتی خود به خود مشتری‌های بالقوه پیدا می‌کنید که علاوه بر خرید از شما، نظراتی را هم در اختیارتان می‌گذارند که به بهتر شدن محصول و خدمات تان کمک می‌کند. اگر نحوه فعالیت در شبکه‌های اجتماعی را بلد نیستید می‌توانید افرادی تحت عنوان فریلنسر استخدام کنید که در این زمینه به شما کمک شایانی خواهند کرد.

فواید برون سپاری

• تمرکز بیشتر بر روی فعالیت اصلی

وقتی که شما کارهای فرعی مربوط به فعالیت تان را برون‌سپاری می‌کنید، به تبع ذهن آزادتری برای پرداختن به فعالیت اصلی‌تان دارید. تمرکز داشتن بر روی کارتان به پیشرفت و رشد شرکت یا مجموعه کمک زیادی خواهد کرد و شما را در سطح بالاتری نسبت به رقیبانتان قرار می‌دهد.

• کاهش هزینه‌ها

قبلا هم گفتیم که برون‌سپاری معمولاً در کاهش هزینه ها کمک زیادی به شرکت های نوپا و تازه کار می کند. شما هم باید توجه داشته باشید که در صورتی برون‌سپاری انجام بدهید که ضروری باشد و به کاهش هزینه‌های شما کمک کند. مثلاً با استخدام کارمندان دور‌کار دیگر هزینه‌ی مکان، رفت و آمد، بیمه یا سایر خرج‌های استخدام‌کارمند حضوری تمام وقت را نباید بپردازید.

• دسترسی به نیروهای متخصص داخلی و خارجی

با استفاده از اینترنت و ارتباطات دیجیتال، به راحتی می‌توانید نیروهای متخصص مورد نیاز‌تان را که به صورت دورکاری هم حاضر به همکاری با شما هستند پیدا کرده و با آنها قرارداد ببندید. این کار سطح ارزش پروژه و کار شما را بالا میبرد و رقابت را برای شما آسان‌تر خواهد کرد چون با کسی کار می‌کنید که افکاری فراتر از این مرزها دارد و می‌تواند ایده‌های جدیدی به شما ارائه بدهد.

معایب برون سپاری

تاخیر در تحویل

پروژه‌ها و قراردادهای دورکاری معمولاً در اوایل کار به دلیل سوء برداشت های متقابل، مشکلات پیش بینی نشده و کمبود ارتباطات دیرتر از پروژه‌های حضوری تحویل داده می‌شوند. این مشکل را می‌توان با روشن کردن خواسته‌ها و تعیین زمانی قطعی برای تحویل پروژه یا محصول ، حل کرد که معمولاً بعد از مدتی همکاری دو طرف به هماهنگی بیشتری با هم می‌رسند.

نگرانی‌های مربوط به مالکیت معنوی

اسرار هر شرکتی بهتر است که درون همان شرکت باقی بماند و افراد کمی از آن خبر داشته باشند. وقتی که شما کارهای مهم مربوط به شرکتتان را برون‌سپاری می‌کنید، همیشه این نگرانی وجود دارد که نکند طرف مقابل کدهای شرکت شما را بدزدد یا اطلاعات محرمانه شرکت شما را با شرکت رقیب در میان بگذارد! این نگرانی در صورتیکه قرارداد‌های برون مرزی ببندید بیشتر هم خواهد شد! برای رهایی از این نگرانی‌ها بهتر است تا حد امکان در مورد اطلاعات محرمانه شرکتتان، از شیوه برون‌سپاری استفاده نکنید و یا برای بستن قرارداد‌های تان از یک وکیل بین المللی و متخصص کمک بگیرید.

ارتباطات

ارتباط چهره به چهره و حضوری، همیشه موثرتر از ارتباط با تلفن یا ویدئو کنفرانس است، گرچه در خیلی از موارد این تکنولوژی‌ها به یاری انسان شتافتند اما ممکن است در یک جلسه مهم ، اینترنت شما قطع شود یا مشکلی در ارسال پروژه و نتیجه کار پیش بیاید که کاملاً غیرقابل پیشبینی است!

تیم سازی و ارتباط آن با برون سپاری

تیم سازی چیست ؟ وقتی که چند نفر برای رسیدن به هدف مشترکی با هم کار می‌کنند، یک تیم را تشکیل می‌دهند و کسی که این افراد را دور هم جمع می‌کند، رهبر آن تیم و سازنده‌ی آن تیم است . تیم، افرادی نیستند که برای کس دیگری کار می کنند، بلکه آن‌ها برای خودشان و رشد ‌همه‌ی اعضا و به دست آوردن یک پیروزی برای همه کار می‌کنند.

مفهوم تیم بسیار ارزشمند است؛ زیرا اگر افراد به خوبی با هم کنار بیایند و در راستای یک هدف کار کنند به نتایج ارزشمندی خواهند رسید.

تیم سازی و گردآوردن افراد دور هم برای انجام کار مشخصی در رسیدن به هدف مشترک، از جمله کارهایی است که رهبران موفق انجام می‌دهند. از کسانی که یک تیم را هدایت می‌کنند به عنوان رهبر یاد می‌شود زیرا مفهوم آن کاملاً با رئیس متفاوت است.

رهبر همراه با گروه و در کنار آن‌ها به انجام کارها می‌پردازد و در همه‌ی موارد به اعضای تیم راهنمایی می‌دهد و کمک شان می‌کند.

تیم‌سازی یا برون سپاری ؟

هر دوی این گزینه ها دارای نقاط مثبت و منفی هستند که با توجه به شرایط و ماهیت کاری که می‌خواهید انجام بدهید، کارایی دارند. وقتی که شما تیم سازی و سپردن کارها را به تیم درون شرکت خودتان انتخاب می‌کنید، یا باید از قبل تیم‌سازی کرده باشید و یا اقدام به جمع آوری افراد دور هم و سپردن کارها به هر یک از آنها بکنید. طبیعتاً هزینه تیم سازی از برون‌سپاری بیشتر است؛ اما اگر به تیم تان دیده بلند مدت داشته باشبد، می‌‌دانید که در صورت سرمایه‌گذاری روی آنها در آینده سود زیادی از توانایی شان خواهید برد پس این کار را با یک دید بلندمدت انجام بدهید.البته در مورد کارهایی که به حضور فیزیکی افراد نیاز دارید، استخدام تمام مدت می‌تواند پیشبرد کارهای شما را سریع تر کند.

در مواردی پیش می آید که شما پروژه‌ای در دست اقدام دارید که برای انجام آن به افراد متخصصی احتیاج دارید که در شرکت شما حضور ندارند و برون سپاری آن پروژه از هر جهت به نفع شما خواهد بود.

استفاده از هر دو گزینه تیم سازی یا برون‌سپاری نیاز به درک صحیح شرایط و اقدام به موقع و درست دارد. برون سپاری راه حلی سریع‌تر و کم خرج‌تر است اما تیم‌سازی یک سرمایه گذاری بلند مدت است که به آینده شما کمک زیادی خواهد کرد. ترکیب استفاده از هر دو روش می‌تواند یک راه حل منطقی برای هر شرکتی باشد.

این نکته را فراموش نکنید که استفاده از هر دو روش اصولی دارد که باید آنها را رعایت کنید تا به برقراری نظم، عدالت و رضایت در بین افراد منجر شود. توجه داشته باشید که شما به عنوان یک مدیر باید توانایی برقراری ارتباط درست با افرادی که به صورت تیم استخدام می کنید یا افرادی که به صورت برون سپاری به کار می‌گیرید را داشته باشید.